Glossar / Schnittstelle
Schnittstelle
Eine Schnittstelle (API) verbindet zwei Systeme, damit Daten ohne manuelle Eingabe fließen, etwa vom Onlineshop, Kassensystem oder Zahlungsdienstleister in die Buchhaltung.
Was bedeutet Schnittstelle?
Eine Schnittstelle, oft API genannt, regelt, wie zwei Programme Daten austauschen. Bei der Schnittstellenanbindung werden etwa Shop, Marktplatz, Kasse oder Zahlungsdienstleister mit der Buchhaltung verknüpft. Üblich sind die direkte Anbindung über eine Programmierschnittstelle und der Austausch von Dateien in einem festgelegten Format. Auch die DATEV-Schnittstelle zur Übergabe von Buchungsdaten an die Kanzlei ist ein Beispiel dafür.
Der Nutzen liegt in weniger Tippfehlern, schnellerer Verbuchung und besserer Datenqualität. Das gelingt nur, wenn die Daten vollständig, eindeutig und unverändert übertragen werden und ihre Zuordnung zu Konten und Steuerschlüsseln stimmt. In der Cloud-Buchhaltung, etwa bei DATEV Unternehmen online, bildet sie die Grundlage des Datenflusses und jede Prozessautomatisierung hängt von ihr ab.
Schnittstelle und GoBD
Eine Schnittstelle ist Teil Deines Datenverarbeitungssystems und gehört in die Verfahrensdokumentation. Beschreibe, welche Daten wann in welcher Form übertragen werden, wie Zuordnungen funktionieren und wie Fehler protokolliert und behoben werden. Die übertragenen Daten dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Für die Außenprüfung müssen sie nach § 147 Abs. 6 AO auswertbar bleiben.
Bei Änderungen an Shop oder Software solltest Du die Schnittstelle erneut testen. Besonders im E-Commerce fließen Daten aus mehreren Quellen zusammen, was die Zuordnung anspruchsvoller macht.
Abstimmung statt blindem Vertrauen
Stimme die übertragenen Summen regelmäßig mit der Quelle ab. Typische Fehlerquellen sind Rückerstattungen, Gebühren, Währungen und Steuersätze. Eine Schnittstelle ersetzt keine Kontrolle. Eine Empfehlung für ein bestimmtes Produkt geben wir hier bewusst nicht ab, weil die Wahl vom Einzelfall abhängt: von den Quellsystemen, dem Buchungsvolumen und der Software der Kanzlei.
Fiktives Beispiel: Ein Onlineshop überträgt Verkäufe automatisch in die Buchhaltung. Laut Shop beträgt der Monatsumsatz EUR 85.000,00, in der Buchhaltung stehen EUR 84.200,00. Die Abstimmung zeigt, dass Rückerstattungen von EUR 800,00 nicht übertragen wurden. Nach Korrektur der Zuordnung stimmen die Summen. Der Abgleich wird fester Teil des Monatsabschlusses und in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Typische Fehler und Risiken
- Die Schnittstelle läuft ohne Abstimmung. Fehlende Rückerstattungen oder Gebühren fallen erst Monate später auf.
- Zuordnungen zu Konten und Steuerschlüsseln sind falsch hinterlegt. Das wirkt sich auf Gewinn und Umsatzsteuer aus.
- Nach einem Update im Shop wird die Schnittstelle nicht erneut getestet. Felder verschieben sich, ohne dass jemand es merkt.
- Die Schnittstelle fehlt in der Verfahrensdokumentation. Der Prüfer kann den Datenfluss nicht nachvollziehen.
- Daten werden bei der Übertragung zusammengefasst. Sammelbuchungen erschweren die Nachprüfbarkeit im Einzelfall.
Häufige Fragen
Was ist eine API?
Brauche ich für Schnittstellen eine Verfahrensdokumentation?
Welche Schnittstelle ist die richtige für mich?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Shop, Kasse oder Zahlungsdienstleister an die Buchhaltung anbinden oder bestehende Anbindungen prüfen willst. Dann lässt sich klären, welche Zuordnungen, Kontrollen und Dokumentationen nötig sind.
Auch gesucht als: API, Schnittstellenanbindung, DATEV-Schnittstelle · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 09.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
