Glossar / DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online (DUo) ist eine Cloud-Anwendung der DATEV eG, über die Unternehmen und Steuerkanzlei Belege, Bank- und Kassendaten digital austauschen und zusammenarbeiten.
Was bedeutet DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online, kurz DUo, ist ein Angebot der Genossenschaft DATEV eG. Die Cloud-Anwendung dient dem Austausch von Belegen, Daten und Dokumenten zwischen Unternehmen und steuerlichem Berater. Unternehmen können Belege, Bankdaten und Kassendaten digital an die Kanzlei übermitteln und mit dieser über die Plattform zusammenarbeiten. Der genaue Funktionsumfang hängt von der Ausstattung und von den gebuchten Modulen ab und ändert sich laufend.
Wir beschreiben hier nur das Prinzip. Einen Produktvergleich oder eine Empfehlung enthält dieser Eintrag bewusst nicht, weil die Wahl der Lösung von Größe, Branche, Belegvolumen und vorhandener Software abhängt.
Steuerliche Anforderungen an die Nutzung
Die Anwendung ist ein Baustein der Cloud-Buchhaltung. Der Nutzen entsteht, wenn Belege früh und vollständig digital in die Kanzlei gelangen und über eine Schnittstelle weiterverarbeitet werden. Die Kontierung folgt dem verwendeten Kontenrahmen, den Kanzlei und Unternehmen abstimmen.
Steuerlich bleibt Dein Unternehmen für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich. Die GoBD erwarten eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wer wann Belege hochlädt, wie sie freigegeben und archiviert werden und wie Rollen und Zugriffsrechte geregelt sind. Liegen Daten bei einem Dienstleister, muss auch dieser der Finanzverwaltung den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO ermöglichen. Wo Daten gespeichert werden, sollte geklärt sein, weil für die Buchführung im Ausland besondere Regeln gelten (§ 146 Abs. 2 ff. AO).
Papierbelege und Aufbewahrung
Willst Du Papieroriginale nach dem Hochladen vernichten, müssen zusätzlich die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens erfüllt sein. Der Upload allein genügt nicht. Dazu gehören ein dokumentiertes Verfahren mit Qualitätskontrolle und eine unveränderbare Aufbewahrung. E-Rechnungen sind bereits elektronisch und gehören im Originalformat in die Aufbewahrung. Die Aufbewahrungsfristen des § 147 AO gelten unabhängig vom Übermittlungsweg.
Fiktives Beispiel: Ein Handwerksbetrieb fotografiert Eingangsrechnungen mit der App und lädt sie täglich hoch, im Monat rund 120 Belege. Die Kanzlei bucht die Belege, die Inhaberin ruft monatlich die Auswertungen ab. In der Verfahrensdokumentation hält der Betrieb fest, wer Belege hochlädt, wer Rechnungen mit Beträgen ab EUR 2.500,00 freigibt und wie lange Originale vor einer möglichen Vernichtung aufbewahrt werden.
Typische Fehler und Risiken
- Papierbelege werden nach dem Upload sofort vernichtet. Ohne Verfahrensdokumentation und Qualitätskontrolle ist das nicht zulässig.
- Es gibt keine Verfahrensdokumentation für den Belegfluss. Der Prüfer kann dann Rollen, Freigaben und Archivierung nicht nachvollziehen.
- Belege werden unvollständig oder verspätet hochgeladen. Buchungen verzögern sich und Abstimmungen mit der Bank bleiben offen.
- Zugriffsrechte sind nicht geregelt. Mitarbeitende sehen oder ändern Daten, die sie nicht brauchen.
- Der Datenzugriff nach einem Wechsel der Lösung ist ungeklärt. Die Daten müssen für die Prüfung weiter auswertbar bleiben.
Häufige Fragen
Brauche ich DATEV Unternehmen online für eine digitale Buchhaltung?
Darf ich Papierbelege nach dem Hochladen vernichten?
Wer ist für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Belegprozesse auf eine Cloud-Lösung umstellst oder Papierbelege künftig vernichten willst. Dann lässt sich vorab klären, was in die Verfahrensdokumentation gehört.
Auch gesucht als: DUo, DATEV · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
