Faktura
Aufträge und Rechnungsschreibung
Problem: Leistungen werden am Monatsende von Hand zusammengesucht.
Quick-Win: Leistungserfassung, Auftragsverwaltung und Faktura verbinden, Rechnungen per Lastschrift einziehen.
Kanzleiberatung für Steuerberater
Ganzheitliche Prozessarchitektur, moderne Eigenorganisation und skalierbare IT-Workflows von Steuerberater zu Steuerberater.
Wer Prozesse nicht definiert, digitalisiert nur das Chaos.
Viele Steuerkanzleien stehen vor derselben Hürde: Neue Software-Tools werden eingekauft, doch das Team arbeitet weiter wie vor zehn Jahren. Fristenfallen, unübersichtliche Posteingänge, manuelle Fleißarbeit bei der Rechnungsschreibung und der ständige Engpass im operativen Tagesgeschäft bremsen die Kanzleientwicklung aus.
Wir wissen: Reine Software löst keine Strukturprobleme. Als praktizierender Steuerberater, ehemaliger Dozent für IT-Prozesse und Co-Founder der docunest GmbH berate ich Kanzleiinhaber auf Augenhöhe. Im Rahmen von Tax Technology Consulting analysieren wir Deine Arbeitsabläufe, definieren messbare Soll-Prozesse und implementieren praxiserprobte Systeme, damit Deine Kanzlei wieder planbar, rentabel und delegierbar wird. Offen und transparent: Wo docunest die beste Lösung für Dich ist, empfehlen wir docunest, an dem Sidney Nik als Mitgründer beteiligt ist. Passt ein anderes System besser zu Deiner Kanzlei, empfehlen wir das.
Unser Consulting richtet sich an Kanzleiinhaber, die im Tagesgeschäft ersticken und Freiräume für unternehmerische Führung brauchen, an Kanzleien im Generationenwechsel sowie an Teams, die ihre Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit pro Kopf messbar steigern wollen.
Unser 3-Stufen-Beratungsansatz
Erst verstehen, dann standardisieren, dann automatisieren. In dieser Reihenfolge.
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Stufe 1
Gründliche Ist-Analyse & Prozess-Audit
Wir leuchten Deine Kanzleiabläufe bis ins Detail aus: Wo entstehen Medienbrüche? An welchen Schnittstellen geht Zeit verloren? Wie laufen Posteingang, Fristenkontrolle, Mandanten-Onboarding und die monatliche Abrechnung ab? Wir identifizieren Engpässe und Ineffizienzen.
- Medienbrüche
- Posteingang
- Fristen
- Onboarding
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Stufe 2
Soll-Prozess-Design & Standardisierung
Vor jeder Software-Einführung steht das Prozess-Design. Wir definieren verbindliche, schlanke Kanzleistandards: Vom standardisierten Beleghandling über klare Freigabeschleifen bis hin zum automatisierten Mahnwesen und einer transparenten Leistungserfassung.
- Beleghandling
- Freigaben
- Mahnwesen
- Leistungserfassung
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Stufe 3
System-Implementierung & Teambefähigung
Wir begleiten die praktische Umsetzung im Kanzleialltag. Wir integrieren moderne Eigenorganisations-Tools, optimieren Deine DATEV-Landschaft, etablieren Microsoft 365 Workflows und binden intelligente Lösungen wie docunest oder automatisierte Faktura-Tools an. Dein Team wird praxisnah geschult, damit neue Abläufe ab Tag eins greifen.
- DATEV
- Microsoft 365
- docunest
- Schulung
Ergebnis: eine Kanzlei, die planbar, rentabel und delegierbar läuft.
Die häufigsten Quick-Wins in Steuerkanzleien
Viele Kanzleien verlieren Zeit an denselben Stellen. Diese Hebel lassen sich meist ohne großes Projekt umsetzen und entlasten das Team spürbar.
Freizeichnung
Elektronische Freizeichnung
Problem: Erklärungen gehen als PDF raus und die Freigabe kommt per Telefon oder gar nicht.
Quick-Win: Freizeichnung digital mit Erinnerung und Protokoll, direkt vor dem Versand.
Dateiaustausch
Sicherer Dateiaustausch
Problem: Unterlagen kommen als E-Mail-Anhang, in mehreren Versionen und unverschlüsselt.
Quick-Win: Ein fester digitaler Ort für Unterlagen, mit Zugriffsrechten und nachvollziehbarem Verlauf.
OPOS
OPOS-Liste im Griff
Problem: Offene Posten werden erst bei der Jahresabschlussarbeit geklärt.
Quick-Win: Monatlicher OPOS-Rhythmus mit klarer Zuständigkeit und festem Mahnlauf für eigene Honorare.
Posteingang
Digitaler Posteingang und Fristen
Problem: Papierpost wird verteilt, Fristen hängen an einzelnen Personen.
Quick-Win: Post wird digital erfasst, Fristen landen automatisch im zentralen Kalender mit Vertretungsregel.
Bescheidprüfung
Bescheidprüfung
Problem: Jeder Bescheid wird manuell gegen die Erklärung gelesen.
Quick-Win: Elektronische Bescheiddaten automatisch abgleichen lassen und nur Abweichungen bearbeiten.
Onboarding
Digitales Mandanten-Onboarding
Problem: Stammdaten, Vollmachten und Verträge laufen über Papier und Rückfragen.
Quick-Win: Ein strukturierter Onboarding-Prozess mit Formularen, Checkliste und digitaler Unterschrift.
Belegfluss
Belegfluss in der Buchhaltung
Problem: Belege kommen spät, unvollständig und ohne Bezug zur Bankbuchung.
Quick-Win: Bankdaten und Belegbilder automatisch zusammenführen, Schnittstellen zu Shop, Kasse und Zahlungsanbietern nutzen.
Textbausteine
Vorlagen und Textbausteine
Problem: Jede Mail und jedes Anschreiben entsteht neu.
Quick-Win: Abgestimmte Vorlagen für wiederkehrende Fälle, zentral gepflegt und für das ganze Team verfügbar.
Selbsttest · 6 Fragen · 2 Minuten
Kanzlei-Health-Check: Wie digital ist Deine Steuerkanzlei?
Sechs kurze Fragen zu den Bereichen, in denen Kanzleien am meisten Zeit verlieren. Am Ende siehst Du, wo Deine Kanzlei steht und welche Quick-Wins sich für Dich zuerst lohnen.
- DateiaustauschWie Unterlagen zwischen Mandant und Kanzlei fließen
- FreizeichnungWie Erklärungen freigegeben werden
- Posteingang und FristenWie Post und Fristen erfasst werden
- BelegflussWie Belege in die Buchhaltung kommen
- Abrechnung und OPOSWie Honorare abgerechnet und überwacht werden
- Team und StandardsWie einheitlich Dein Team arbeitet
Anonym und ohne Anmeldung, Deine Antworten bleiben in Deinem Browser. Unverbindliche Selbsteinschätzung, keine Beratung.
FÜR KANZLEIEN · HAFTUNG
Hinweis- und Warnpflicht nach § 102 StaRUG
Wann Du beim Jahresabschluss auf eine mögliche Insolvenzreife hinweisen musst, was der Hinweis enthalten muss und wie Du Dich absicherst.
Kanzlei-Software & Schnittstellen im Fokus
- DATEV-Ökosystem: DATEV Eigenorganisation, DATEV DMS, Unternehmen online, Meine Steuern, Vollmachtsdatenbank.
- Microsoft 365 Workflows: Strukturierte Kanzlei-Teams, SharePoint-Ablagestrukturen, Power Automate für wiederkehrende Aufgaben, standardisierte E-Mail-Templates.
- Kanzlei-Betriebssystem docunest: Nahtloser Mandanten-Datenaustausch, zentrale Fristen- und Statusübersichten, digitale Schnittstellen ohne Medienbrüche.
- Rechnungsschreibung: Automatisierte, faire Honorarabrechnung inklusive Beratungsvertrag und transparente Abrechnung, automatischer Gebühreneinzug, tagesaktuelle Controlling-Dashboards.
Transparenzhinweis: Sidney Nik ist Co-Founder der docunest GmbH, einem eigenständigen Unternehmen. Wo docunest im Rahmen dieser Beratung empfohlen wird, legen wir diese wirtschaftliche Beteiligung offen. Die Empfehlung richtet sich in jedem Fall danach, was für Deine Kanzlei den größten Nutzen bringt, nicht danach, welches System wir selbst mitgegründet haben.
Warum scheitert die Einführung neuer Kanzleisoftware in vielen Kanzleien?
Software ist ein Multiplikator. Wenn ein bestehender Prozess unklar, undokumentiert oder ineffizient ist, macht eine neue Software ihn lediglich digital ineffizient. Wir setzen vor der IT-Einführung an: Wir bereinigen erst die Kanzleiprozesse und passen danach die Tools an die Abläufe an. Nicht umgekehrt.
Beratet Ihr nur Kanzleien, die docunest nutzen wollen?
Nein, aber wir sind transparent: Sidney Nik ist Co-Founder der docunest GmbH, einem eigenständigen Unternehmen. Wo docunest objektiv die beste Lösung für Dein Setup ist, empfehlen wir docunest und legen diese Beteiligung offen. Soll Dein Setup auf DATEV-Bordmitteln oder Microsoft 365 optimiert werden, nutzen und konfigurieren wir genauso diese Systeme. Am Ende zählt der größte betriebswirtschaftliche Hebel für Dich, nicht unser eigenes Produkt.
Wie binden wir das Kanzleiteam ein, damit keine Abwehrhaltung entsteht?
Change Management gelingt nur mit dem Team. Wir holen Deine Mitarbeiter von Beginn an ab: Neue Workflows werden so gestaltet, dass sie sofort spürbare Entlastung von lästiger Fleißarbeit bringen. Durch klare Schulungen und einfache Leitfäden schaffen wir Akzeptanz statt Frustration.
Wie viel Zeit muss ich als Kanzleiinhaber für das Consulting investieren?
Wir halten Deinen zeitlichen Aufwand minimal. Nach einem strukturierten Kick-off und gezielten Interviews mit Schlüsselpersonen Deines Teams übernehmen wir die Dokumentation, das Prozess-Design und die technische Vorbereitung. Du triffst strategische Richtungsentscheidungen, während wir die operative Implementierung steuern.
Was bringt die Optimierung der Eigenorganisation betriebswirtschaftlich?
Klar definierte Prozesse und automatisierte Routineaufgaben senken Durchlaufzeiten von Jahresabschlüssen und Finanzbuchhaltungen erheblich. Kanzleien gewinnen produktive Zeit zurück, entlasten das Team und können den Deckungsbeitrag pro Mandat verbessern.