Kassenführung

Was gehört zur Kassenführung?

Nach § 146 Abs. 1 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Grundsätzlich gilt die Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet. Beim Verkauf von Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl unbekannter Personen entfällt diese Pflicht aus Zumutbarkeitsgründen. Das gilt nicht, wenn Du ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt.

Eine Registrierkasse ist nicht vorgeschrieben. Auch eine offene Ladenkasse ist zulässig. Dann sind insbesondere tägliche Kassenberichte nötig, damit die Kasse jederzeit überprüfbar bleibt.

TSE, Belegausgabepflicht und Meldung

Nutzt Du ein elektronisches Aufzeichnungssystem, gilt zusätzlich § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung. Das System und die digitalen Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle.

Daneben besteht die Belegausgabepflicht: Du musst dem Kunden zeitnah einen Beleg zur Verfügung stellen. Beim Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen befreien, widerruflich. Anschaffung und Außerbetriebnahme des Systems sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats elektronisch mitzuteilen.

Prüfung und geplante Änderungen

Mit der Kassen-Nachschau nach § 146b AO kann das Finanzamt Deine Kasse ohne Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten prüfen. Bei Anhaltspunkten kann es ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Geprüft werden auch Stornos, Trainingsbuchungen und der Datenexport über die digitale Schnittstelle. Wichtig sind eine Verfahrensdokumentation für die Kasse und die GoBD-konforme Aufbewahrung der Kassendaten.

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Entwurf eines Zweiten Kassengesetzes beschlossen. Er sieht für Unternehmen mit mehr als EUR 100.000,00 Umsatz ab dem 1. Januar 2028 eine Pflicht zu elektronischen Kassen sowie eine elektronische Belegausgabe vor. Außerdem sind neue Sanktionen für Manipulationssoftware geplant. Der Entwurf muss noch Bundestag und Bundesrat durchlaufen. Details können sich ändern.

Typische Fehler und Risiken

• Die Kasse hat eine TSE, aber Stornos, Retouren und Trainingsbuchungen sind nicht erkennbar gekennzeichnet. Das weckt Zweifel an der Vollständigkeit der Erlöse.
• Es gibt keinen Tagesabschluss oder keinen Kassenbericht bei der offenen Ladenkasse. Die Kasse ist dann nicht jederzeit überprüfbar.
• Anschaffung oder Außerbetriebnahme einer Kasse wird dem Finanzamt nicht mitgeteilt. Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats zu machen.
• Die digitale Schnittstelle liefert Daten nicht vollständig oder lesbar. Bei der Kassen-Nachschau und in der Prüfung führt das zu Beanstandungen.
• Du erwartest Vorankündigung. Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne Ankündigung und alle Unterlagen müssen sofort verfügbar sein.

Häufige Fragen

Wann eine Beratung sinnvoll ist

Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du ein Kassensystem einführst oder wechselst, eine Kassen-Nachschau erwartest oder prüfen willst, ob die geplante Kassenpflicht Dich betrifft.

Auch gesucht als: Kassensicherungsverordnung, TSE, Registrierkasse, Belegausgabepflicht · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung)
• § 146a AO (Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mit Hilfe von elektronischen Aufzeichnungssystemen)
• § 146b AO (Kassen-Nachschau)
• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
• BMF-Pressemitteilung vom 23.09.2026 zum Zweiten Kassengesetz