Kassenpflicht 2028: Warum auch bargeldlose Betriebe betroffen sein können
„Ich habe kaum Bargeld im Betrieb, das betrifft mich nicht.“ Genau diesen Satz wirst Du Dir bei der geplanten neuen Kassenpflicht ab 2028 noch einmal genauer ansehen müssen, denn die entscheidende Grenze hängt nicht am Bargeldanteil, sondern am Gesamtumsatz, vorbehaltlich einer geplanten Ausnahme für geringe Barumsätze. Wichtig: Es geht um einen Gesetzentwurf, nicht um geltendes Recht.
Das Wichtigste in Kürze
- Die geplante Kassenpflicht ab 2028 knüpft an einen Gesamtumsatz über EUR 100.000,00 an, nicht an den Bargeldanteil und kann daher auch bargeldarme Betriebe treffen.
- Es handelt sich nur um einen Kabinettsbeschluss zum Gesetzentwurf, nicht um geltendes Recht und Details können sich im weiteren Verfahren noch ändern.
- Für 2028 zählt der Gesamtumsatz 2027 und die Pflicht soll erst nach drei aufeinanderfolgenden Jahren unter der Grenze enden, wobei Fristen vorläufig sind.
- Eine Ausnahme für Barumsätze bis EUR 12.000,00 ist geplant, ihre Wirkung bei Betrieben ganz ohne Bargeld ist aber noch zu klären.
Was gerade beschlossen wurde und was noch nicht
Am 23.09.2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf zum sogenannten Zweiten Kassengesetz beschlossen. Wichtig für die Einordnung: Das ist noch kein fertiges Gesetz. Es handelt sich um einen Kabinettsbeschluss zum Regierungsentwurf, der jetzt noch den Bundestag und den Bundesrat durchlaufen muss, bevor er tatsächlich in Kraft treten kann. Geplanter Starttermin ist der 01.01.2028. Solange das Gesetzgebungsverfahren läuft, kann sich an Details noch etwas ändern, die Grundrichtung ist aber klar erkennbar und Du solltest Dich schon jetzt darauf einstellen können.
Der Denkfehler: „Ich bin doch kein Bargeldbetrieb“
Die neue Pflicht zur elektronischen Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) soll für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften gelten, also für Gewerbetreibende, Freiberufler und Landwirte, deren umsatzsteuerlicher Gesamtumsatz EUR 100.000,00 übersteigt. Entscheidend ist dabei der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG, nicht der Bargeldanteil an diesem Umsatz. Zu den kassenpflichtigen Zahlungsströmen zählen laut Entwurfsbegründung alle Bargeldvorgänge sowie alle Zahlungen mit Debit- und Kreditkarte. Für die Umsatzgrenze selbst zählen sogar Überweisungen mit. Das bedeutet: Ein Betrieb, der fast ausschließlich per Kartenzahlung oder auf Rechnung arbeitet und kaum Bargeld sieht, kann trotzdem in die Kassenpflicht rutschen, sobald er umsatzmäßig über der Grenze liegt und die geplante Ausnahme für geringe Barumsätze (siehe unten) nicht greift. Die Begründung des Entwurfs zielt zwar erklärtermaßen auf bargeldintensive Branchen ab, die tatsächliche Konstruktion der Umsatzgrenze erfasst aber deutlich mehr Betriebe als nur diese.
Übergangsregeln: Ab wann Du konkret betroffen bist
Für das erste Jahr der neuen Pflicht, 2028, ist der Gesamtumsatz des Jahres 2027 maßgeblich. Ab 2029 beginnt die Pflicht jeweils zum 1. April des Jahres, das auf das erstmalige Überschreiten der Grenze folgt. Ein Rückgang unter die Grenze beendet die Pflicht nicht sofort, sondern erst, wenn Du drei aufeinanderfolgende Jahre lang unter EUR 100.000,00 Gesamtumsatz bleibst, das ist der geplante Bestandsschutz. Die Berichte zum Entwurf nennen hier teils abweichende Stichtage und Fristen, etwa 1. April oder 1. Juli sowie zwei oder drei Jahre. Betrachte diese Angaben deshalb bis zur Verkündung als vorläufig.
Beispiel: Dein Gesamtumsatz liegt in 2027 bei EUR 118.000,00. Damit greift die Kassenpflicht ab dem 01.01.2028. Überschreitest Du die Grenze stattdessen erstmals in 2029 mit einem Umsatz von EUR 104.000,00, beginnt die Pflicht zum 1. April 2030. Fällst Du danach drei Jahre in Folge wieder unter EUR 100.000,00, entfällt die Pflicht anschließend wieder, ein einzelnes schwächeres Jahr reicht dafür nicht aus.
Der Papierbon wird zur Ausnahme, nicht abgeschafft
Die bisherige Belegausgabepflicht nach § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung bleibt im Kern bestehen, ändert aber ihre Form. Ab dem 01.01.2028 soll eine elektronische Belegausgabepflicht die bisherige Papiervorgabe ersetzen. Der digitale Bon kann dann per QR-Code, E-Mail oder Download bereitgestellt werden. Eine Papierausgabe bleibt möglich, wird aber zur Ausnahme auf ausdrücklichen Kundenwunsch, statt wie bisher der Standardfall zu sein.
Deutlich schärfere Strafen bei Manipulation
Bei den Sanktionen unterscheidet der Entwurf zwei Ebenen. Der Betrieb einer kassenpflichtigen Tätigkeit ohne die erforderliche elektronische Kasse soll mit einem Bußgeld bis zu EUR 25.000,00 belegt werden können, Verstöße gegen die Belegpflichten mit bis zu EUR 5.000,00. Deutlich schärfer wird es bei Manipulation: Der Einsatz oder auch nur das Bewerben von Manipulationsprogrammen soll künftig eine Straftat sein, mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren, ergänzt um die Möglichkeit eines Fahrverbots. Das ist eine deutliche Verschärfung gegenüber der bisherigen Rechtslage und zeigt, wie ernst der Gesetzgeber Manipulationssoftware inzwischen nimmt. Die genannten Beträge und Strafrahmen beruhen auf Berichten zum Regierungsentwurf, sind noch nicht am Gesetzestext geprüft und gelten nur als geplant, das Fahrverbot ist ungeprüft.
Was schon vor 2028 gelten soll
Ein Punkt wird in der öffentlichen Diskussion oft übersehen: Nicht alle Neuerungen warten bis 2028. Erweiterte Befugnisse für die Kassen-Nachschau und das neue Manipulationsstrafrecht nach § 374a AO-E sollen bereits im Quartal nach Verkündung des Gesetzes greifen, also potenziell deutlich früher als die eigentliche Kassenpflicht. Wer sein Kassensystem ohnehin überprüfen lässt, sollte diesen früheren Zeitpunkt mit einplanen.
Geplante Ausnahmen
Der Verordnungsentwurf sieht Befreiungen unter anderem für Kreditinstitute und Versicherungen vor, für steuerbegünstigte Körperschaften im Bereich ihrer Zweckbetriebe, sowie für mobile und temporäre Verkaufseinrichtungen wie Wochenmarktstände, Weihnachtsmärkte und fahrende Händler, dort allerdings verbunden mit einer Nacherfassungspflicht. Für auswärtige Leistungen und Plattformgeschäfte soll eine Ausnahme zusätzlich von einer vorherigen Meldung abhängen. Nach Berichten zum Regierungsentwurf (etwa von PwC) ist außerdem eine Ausnahme für Betriebe vorgesehen, deren Barumsätze im Kalenderjahr bis zu EUR 12.000,00 betragen, einzelne Quellen sprechen von „unter“ EUR 12.000,00. Kartenzahlungen sollen dabei nicht zu den Barumsätzen zählen, zum Gesamtumsatz aber schon. Wie diese Ausnahme bei Betrieben ganz ohne Bargeld wirkt, ist in den Quellen nicht eindeutig und im Gesetzgebungsverfahren zu klären.
Was Du jetzt konkret tun solltest
Auch wenn der Starttermin noch zwei Jahre entfernt liegt, lohnt sich eine frühzeitige Einordnung. Prüfe, wo Dein Gesamtumsatz aktuell steht und wie er sich voraussichtlich entwickelt und daneben, wie hoch Deine Barumsätze im Jahr sind, denn davon hängt die geplante Ausnahme ab. Wenn Du absehbar über die EUR 100.000,00-Grenze kommst, plane die Anschaffung einer TSE-fähigen Kasse rechtzeitig ein, statt erst 2027 damit zu beginnen. Und behalte den weiteren Gesetzgebungsprozess im Blick, denn zwischen Kabinettsbeschluss und finalem Gesetzestext können sich einzelne Details, etwa bei den Ausnahmen oder den genauen Fristen, noch verschieben.
Häufige Fragen
Gilt die geplante Kassenpflicht ab 2028 auch, wenn ich kaum Bargeld habe?
Ab wann und wie lange wäre ich nach dem Gesetzentwurf kassenpflichtig?
Welche Sanktionen sind im Entwurf zur neuen Kassenpflicht vorgesehen?
Rechtsstand: Oktober 2026. Hinweis: Bei den hier beschriebenen Regelungen handelt es sich um einen Kabinettsbeschluss zu einem Gesetzentwurf (Zweites Kassengesetz), der noch nicht final verabschiedet ist und Bundestag sowie Bundesrat durchlaufen muss. Details können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
