Glossar / GoBD
GoBD
Die GoBD sind ein BMF-Schreiben mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff der Finanzverwaltung.
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich um ein BMF-Schreiben, also eine Verwaltungsanweisung. Es erläutert, wie die Finanzverwaltung die §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung (AO) in der Praxis versteht. Die Neufassung stammt vom 28. November 2019. Sie wurde am 11. März 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025 geändert, vor allem wegen der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich.
Das BMF-Schreiben GoBD ergänzt die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Die GoB sind handelsrechtlich geprägt. Die GoBD übertragen sie auf die steuerliche Sicht und auf elektronische Systeme. Zentrale Anforderungen sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Was die GoBD im Alltag verlangen
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten. Unbare Geschäftsvorfälle sollen nach den GoBD grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Buchungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
Für jedes System, das steuerlich relevante Daten verarbeitet, empfehlen die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege erfasst, gebucht, verarbeitet und archiviert werden. Dazu gehört das Verfahren Ersetzendes Scannen: Papierbelege dürfen nach der bildlichen Erfassung nur vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und der Beleg nicht im Original aufzubewahren ist.
Bei den Aufbewahrungsfristen gilt nach § 147 Abs. 3 AO: Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist noch läuft.
Datenzugriff der Finanzverwaltung und Folgen von Mängeln
Bei einer Außenprüfung hat die Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO ein Recht auf Datenzugriff. Sie kann die Daten im System einsehen, maschinell ausgewertete Daten verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Die Daten müssen deshalb auch nach einem Systemwechsel lesbar und auswertbar bleiben.
Wer die Anforderungen nicht erfüllt, riskiert nach § 158 AO den Verlust der Beweiskraft der Buchführung. Das Finanzamt darf dann schätzen. Ein einzelner formeller Mangel führt nicht automatisch dazu. Häufen sich die Mängel oder ist die Nachprüfbarkeit gefährdet, steigt das Risiko deutlich.
Fiktives Beispiel: Ein Händler wechselt 2026 seine Buchhaltungssoftware und löscht die Daten des alten Systems, weil die Papierbelege noch vorhanden sind. Bei der Betriebsprüfung verlangt der Prüfer die Buchungsdaten der Jahre 2018 bis 2025 in maschinell auswertbarer Form. Der Händler kann nur Ausdrucke liefern. Der Prüfer wertet das als formellen Mangel, hält Teile der Erlöse für nicht nachprüfbar und schätzt einen Zuschlag von EUR 15.000,00 zum Gewinn hinzu. Eine Archivierung der Altdaten mit Auswertungsmöglichkeit hätte das vermieden.
Typische Fehler und Risiken
- Es gibt keine Verfahrensdokumentation. Der Prüfer muss sich das System selbst erschließen und das Fehlen wird in der Praxis häufig als formeller Mangel gewertet.
- Altdaten werden nach einem Softwarewechsel gelöscht oder sind nicht mehr auswertbar. Der Datenzugriff scheitert, obwohl die Aufbewahrungsfrist läuft.
- Papierbelege werden gescannt und vernichtet, ohne dass das Verfahren des Ersetzenden Scannens dokumentiert und überprüft wurde.
- Kasseneinnahmen werden nicht täglich, sondern gesammelt am Monatsende erfasst. Das verstößt gegen § 146 Abs. 1 AO.
- Buchungen werden nachträglich überschrieben, statt sie mit einer nachvollziehbaren Stornobuchung zu korrigieren.
Häufige Fragen
Sind die GoBD ein Gesetz?
Gelten die GoBD auch für kleine Unternehmen und Selbstständige?
Wie lange muss ich Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahren?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Deine Buchhaltungs- oder Kassensysteme wechselst, Belege digitalisieren willst oder eine Betriebsprüfung angekündigt ist. Gemeinsam lässt sich prüfen, ob Verfahrensdokumentation und Archivierung den Anforderungen genügen.
Auch gesucht als: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, BMF-Schreiben GoBD · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 09.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
