Glossar / Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen
Steuerlich relevante Unterlagen musst Du sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahren: Bücher und Jahresabschlüsse zehn, Buchungsbelege acht, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Welche Fristen gelten?
Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 AO und für Kaufleute zusätzlich aus § 257 HGB. Zehn Jahre aufbewahrst Du Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die dazugehörigen Arbeitsanweisungen. Buchungsbelege, also etwa Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen, musst Du acht Jahre aufbewahren. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Briefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen bleiben sechs Jahre. Für Buchungsbelege gelten damit acht und nicht zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Kürzere Fristen in anderen Steuergesetzen sind möglich. Kürzere Fristen aus außersteuerlichen Gesetzen verkürzen die steuerlichen Fristen aber nicht. Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, kannst Du bis zum Erhalt der Rechnung aufbewahren, abgesandte bis zum Versand der Rechnung.
Fristbeginn und Ablaufhemmung
Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung erfolgte, der Jahresabschluss aufgestellt, ein Brief empfangen oder abgesandt wurde oder ein Buchungsbeleg entstand. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden.
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem Einspruchsverfahren solltest Du die Unterlagen daher nicht vernichten.
Form der Aufbewahrung nach GoBD
Nach den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, müssen elektronisch entstandene Unterlagen grundsätzlich elektronisch aufbewahrt werden und während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleiben. Das Verfahren Ersetzendes Scannen erlaubt, Papierbelege nach dem Einscannen zu vernichten. Dafür brauchst Du ein revisionssicheres Archiv, in dem Belege nicht unbemerkt verändert werden können und eine Verfahrensdokumentation, die Erfassung, Qualitätskontrolle und Vernichtung beschreibt. Orientierung bietet die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, bleibt die Vernichtung des Originals riskant.
Fiktives Beispiel: Ein Händler erhält am 15. März 2026 eine Eingangsrechnung. Als Buchungsbeleg beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres 2026 und läuft acht Jahre bis zum 31. Dezember 2034. Der Jahresabschluss 2025 wird im Mai 2026 aufgestellt. Seine Frist beginnt ebenfalls am 31. Dezember 2026 und endet nach zehn Jahren am 31. Dezember 2036. Ein Geschäftsbrief aus dem Jahr 2026 ist bis zum 31. Dezember 2032 aufzubewahren. Läuft eine Betriebsprüfung, verlängert sich die Frist für die betroffenen Jahre.
Typische Fehler und Risiken
- Rechnungen werden bereits nach sechs Jahren entsorgt. Als Buchungsbelege gilt für sie die Frist von acht Jahren.
- Die Frist wird ab dem Rechnungsdatum gezählt statt ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege werden dadurch zu früh vernichtet.
- Elektronische Rechnungen werden ausgedruckt und nur auf Papier abgelegt. Das ist ein Verstoß gegen die GoBD, weil die ursprüngliche Datei aufzubewahren ist.
- Papierbelege werden gescannt und weggeworfen, ohne dass Archiv und Verfahrensdokumentation vorhanden sind.
- Nach einem Softwarewechsel sind Altdaten nicht mehr auswertbar. Bei einer Außenprüfung scheitert der Datenzugriff.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren?
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Belege digitalisieren, die Buchhaltungssoftware wechseln oder alte Unterlagen aussortieren willst. Dann lässt sich prüfen, welche Fristen laufen und ob Archiv und Dokumentation passen.
Auch gesucht als: Aufbewahrungspflicht, 10 Jahre · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
