Glossar / Rechnung
Rechnung
Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG und entscheiden mit darüber, ob Dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann.
Was ist eine Rechnung im Umsatzsteuerrecht?
Umsatzsteuerlich ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Wie Du es nennst, spielt keine Rolle (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Gesetz unterscheidet E-Rechnungen und sonstige Rechnungen. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor und lässt sich maschinell verarbeiten. Papier oder eine einfache PDF sind sonstige Rechnungen.
Die Rechnungsstellung ist Pflicht bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Du stellst die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung aus. Bei bestimmten steuerfreien Umsätzen entfällt die Pflicht. Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück musst Du auch Privatpersonen eine Rechnung ausstellen.
Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
Die Rechnungsangaben ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift von Dir und Deinem Kunden, Deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Leistung. Hinzu kommen das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, vorab vereinbarte Minderungen, der Steuersatz und der Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis EUR 250,00 gelten nach § 33 UStDV Erleichterungen (Kleinbetragsrechnung). Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt müssen dann nicht angegeben werden, Entgelt und Steuer dürfen als ein Betrag mit dem Steuersatz erscheinen. Je nach Fall kommen Hinweise hinzu, etwa beim Reverse-Charge-Verfahren. Welcher Satz gilt, richtet sich nach den Umsatzsteuersätzen.
E-Rechnung, Fehler und Aufbewahrungsfristen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 sind weiter Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate möglich. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über EUR 800.000,00 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Einzelheiten regelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
Weist Du mehr Steuer aus, als Du schuldest, schuldest Du den Mehrbetrag zusätzlich, bis Du ihn gegenüber Deinem Kunden berichtigst (§ 14c Abs. 1 UStG). Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug Deines Kunden gefährdet sein. Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen betragen acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Rechnung muss in dieser Zeit lesbar und unverändert bleiben.
Fiktives Beispiel: Eine Designerin stellt einem Unternehmenskunden für ein Logo EUR 1.500,00 netto in Rechnung. Die Designerin weist 19 % Umsatzsteuer mit EUR 285,00 aus, der Bruttobetrag beträgt EUR 1.785,00. Die Rechnung enthält beide Anschriften, ihre Steuernummer, das Datum, eine fortlaufende Nummer, die Leistungsbeschreibung und den Leistungszeitpunkt. Hätte sie irrtümlich 19 % auf eine Leistung mit 7 % berechnet, würde sie den Mehrbetrag schulden, bis sie die Rechnung berichtigt.
Typische Fehler und Risiken
- Pflichtangaben fehlen oder sind falsch, etwa der Leistungszeitpunkt oder die Steuernummer. Dein Kunde kann dann den Vorsteuerabzug verlieren, bis die Rechnung berichtigt ist.
- Die Rechnungsnummer ist nicht fortlaufend oder doppelt vergeben. Das fällt bei einer Prüfung schnell auf und kann Zweifel an der Vollständigkeit Deiner Erlöse wecken.
- Der Steuersatz ist zu hoch ausgewiesen. Du schuldest den Mehrbetrag nach § 14c UStG, auch wenn er Dir nicht zusteht.
- Die Umstellung auf die E-Rechnung wird zu spät geplant. Wer ab 2027 weiter eine einfache PDF versendet, obwohl er schon E-Rechnungen ausstellen müsste, bringt seine Kunden in Schwierigkeiten.
- Nach einem Softwarewechsel sind alte Rechnungen nicht mehr lesbar. Die Aufbewahrungspflicht besteht trotzdem weiter.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Deine Rechnungsvorlagen oder Deine Software auf die E-Rechnung umstellen willst oder bei einer Prüfung Beanstandungen an Rechnungen im Raum stehen.
Auch gesucht als: Rechnungsangaben, Pflichtangaben, Rechnungsstellung · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
