Glossar / E-Rechnung
E-Rechnung
Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, die maschinell verarbeitet werden kann. Zwischen inländischen Unternehmern ist sie schrittweise Pflicht (§ 14 UStG).
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, wird nach § 14 UStG in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und kann elektronisch verarbeitet werden. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eine gescannte Papierrechnung oder eine einfache PDF-Datei erfüllt das nicht, auch wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Solche Rechnungen gelten als sonstige Rechnungen.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Ausnahmen gelten unter anderem für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250,00 und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nicht ausstellen, aber empfangen können.
Zeitplan der Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG. Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate erlaubt. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das weiter, wenn Dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als EUR 800.000,00 betrug. Auch der elektronische Datenaustausch (EDI) ist 2027 mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle betroffenen Unternehmen.
Wer die Schwelle von EUR 800.000,00 im Jahr 2026 überschreitet, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
Vorsteuerabzug, Archivierung und Praxis
Den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erhältst Du nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 gilt eine Rechnung mit Formatfehlern nur als sonstige Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist der Vorsteuerabzug daraus ausgeschlossen. Fordere dann eine korrekte E-Rechnung an. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Datensatz stehen.
Die E-Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren, grundsätzlich acht Jahre. Das PDF-Bild allein genügt nicht. Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Die Anforderungen der GoBD gelten weiter. Plane Empfang, Prüfung und Archivierung in Deinem Buchhaltungsprozess ein.
Fiktives Beispiel: Die Muster-Handels GmbH hatte 2026 einen Gesamtumsatz von EUR 950.000,00. Sie muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Die Muster-Beratung GmbH hatte 2026 nur EUR 400.000,00 Umsatz. Sie darf 2027 noch Rechnungen als PDF versenden, wenn der Kunde zustimmt. Schickt die Muster-Handels GmbH ihrer Kundin trotzdem eine PDF, hat die Kundin keine ordnungsgemäße Rechnung. Empfangen müssen beide Gesellschaften E-Rechnungen schon seit 2025.
Typische Fehler und Risiken
- Du hältst eine PDF per E-Mail für eine E-Rechnung. Ohne strukturierten Datensatz fehlt das gesetzliche Format.
- Du bewahrst nur das PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung auf. Das maßgebliche Original ist der eingebettete XML-Datensatz.
- Du prüfst nicht, ob Lieferanten ab 2027 zur E-Rechnung verpflichtet sind. Dein Vorsteuerabzug hängt dann von deren Format ab.
- Du hast kein Postfach, das strukturierte Rechnungen annimmt. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle Unternehmen.
- Du verlässt Dich auf die technische Validierung allein. Die inhaltliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt Deine Aufgabe.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Deine Rechnungsprozesse, Schnittstellen und Archivierung auf die Pflicht ab 2027 oder 2028 abstimmen willst.
Auch gesucht als: elektronische Rechnung, Pflicht zur E-Rechnung · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
