Glossar / XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Beide sind strukturierte Formate der E-Rechnung nach EN 16931. Maßgeblich ist jeweils der strukturierte Teil.
Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?
Beide Formate sind ein strukturiertes Format im Sinne des § 14 UStG und folgen der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne eigene Bildansicht und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein Hybrid: Eine lesbare PDF-Datei enthält einen eingebetteten XML-Datensatz. So kann ein Mensch die Rechnung lesen, während die Buchhaltung die Daten automatisch einliest.
Das französische Factur-X ist technisch weitgehend deckungsgleich mit ZUGFeRD. Zulässig sind nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ZUGFeRD-Versionen ab 2.x, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Diese einfachsten Profile erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.
Welcher Teil ist maßgeblich?
Bei ZUGFeRD gilt der strukturierte Teil als führend. Alle Pflichtangaben nach den §§ 14 und 14a UStG müssen im Datensatz stehen. Verweise auf externe Dokumente genügen nicht. Weichen PDF-Ansicht und Datensatz voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Die Vorsteuer kommt nur aus dem Datensatz. Ist er fehlerhaft, hilft ein korrektes PDF nicht. Weicht das PDF bei Pflichtangaben ab, kann es für den Aussteller eine weitere Rechnung mit Risiko nach § 14c UStG sein (Abschn. 14.4 Abs. 3 und 14c.1 Abs. 4a UStAE).
Welches Format Du wählst, hängt von Deinen Kunden ab. Behörden verlangen häufig die XRechnung, im Geschäftsverkehr ist ZUGFeRD verbreitet, weil die Rechnung lesbar bleibt.
Empfang und Archivierung
Für den Empfang brauchst Du eine Software, die den Datensatz einliest und validiert. Eine Validierung ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung. Archivieren musst Du den strukturierten Datensatz im Originalformat, unverändert und revisionssicher, grundsätzlich acht Jahre. Wird nur die PDF-Ansicht gespeichert, ist das Original nicht aufbewahrt.
Prüfe Deine Prozesse und Schnittstellen vor dem Beginn der Ausstellungspflicht. Sie gilt für Unternehmen mit mehr als EUR 800.000,00 Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, für alle anderen ab 2028.
Fiktives Beispiel: Ein Dienstleister erhält eine Lieferantenrechnung über EUR 4.760,00 brutto als ZUGFeRD-Datei. Der Buchhalter druckt die PDF-Ansicht aus und löscht die E-Mail samt Anhang. Damit fehlt der eingebettete Datensatz, der das maßgebliche Original ist. Richtig wäre gewesen, die Datei unverändert in einem Archiv zu speichern und den Datensatz in die Buchhaltung zu übernehmen. Bei einer späteren Prüfung des Vorsteuerabzugs von EUR 760,00 kann der Nachweis sonst Probleme machen.
Typische Fehler und Risiken
- Du speicherst nur die PDF-Ansicht einer ZUGFeRD-Rechnung. Das Originalformat mit dem Datensatz fehlt dann im Archiv.
- Du setzt eines der Profile MINIMUM oder BASIC-WL ein. Sie genügen nicht als E-Rechnung.
- Du bearbeitest die Datei nach dem Empfang, zum Beispiel durch Drucken, Neuspeichern oder Umbenennen mit Inhaltsänderung. Die Unveränderbarkeit ist dann nicht gewährleistet.
- PDF und Datensatz enthalten unterschiedliche Angaben. Maßgeblich ist der Datensatz und der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein.
- Du verlässt Dich auf die Validierung. Inhaltliche Fehler erkennt sie nicht und sie berühren den Vorsteuerabzug direkt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?
Welches Format soll ich verwenden?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Deine Buchhaltungssoftware, Schnittstellen und Archivierung auf strukturierte Formate umstellen willst.
Auch gesucht als: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, strukturiertes Format · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 09.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
