E-Rechnung 2027: Warum eine einfache PDF Deinen Vorsteuerabzug kosten kann
„Meine Buchhaltung läuft doch, warum sollte ich mich jetzt schon mit E-Rechnung beschäftigen?“ Weil Dein Vorsteuerabzug ab 2027 nicht nur von Deiner eigenen Rechnungsstellung abhängen kann, sondern auch davon, ob Deine Lieferanten die neuen Formvorgaben einhalten.
Das Wichtigste in Kürze
- Schickt Dir ein zur E-Rechnung verpflichteter Lieferant ab 2027 nur eine einfache PDF, berechtigt sie dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.
- Die Finanzverwaltung beanstandet den Abzug allein wegen des Formats grundsätzlich nicht, wenn Du vertretbar von der Übergangsregelung ausgehen durftest, bei erkennbar großen Lieferanten kaum.
- Ab dem 01.01.2027 gilt die Ausstellungspflicht bei einem Vorjahresumsatz über EUR 800.000,00, für kleinere Unternehmen ab 2028, empfangen musst Du E-Rechnungen schon seit 2025 können.
- Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD, eine reine PDF genügt nicht.
Die Übergangsregeln der E-Rechnungspflicht im Überblick
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft in der Lage sein, elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format zu empfangen. Beim Rechnungsversand selbst gilt eine gestaffelte Übergangsregelung. Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Formate wie eine einfache PDF versenden. Ab dem 01.01.2027 endet diese Übergangsregelung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als EUR 800.000,00, sie müssen ab diesem Stichtag echte E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen läuft die Übergangsfrist noch bis zum 31.12.2027. Maßgeblich ist nach § 27 Abs. 38 UStG jeweils der Gesamtumsatz des Vorjahres, die Grenze liegt bei EUR 800.000,00, für Umsätze im Jahr 2027 zählt also der Gesamtumsatz 2026. Ab dem 01.01.2028 endet die Übergangsregelung auch für diese Unternehmen, die E-Rechnungspflicht gilt dann grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250,00, Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV), Fahrausweise sowie Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Der Denkfehler: Das betrifft doch meinen Lieferanten, nicht mich
Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt voraus, dass Du im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung bist. Ist ein Lieferant ab dem 01.01.2027 zur E-Rechnung verpflichtet, weil sein Vorjahresumsatz über EUR 800.000,00 liegt, schickt Dir aber weiterhin eine einfache PDF, entspricht diese Rechnung für diesen Geschäftsvorfall nicht mehr den gesetzlichen Formvorgaben und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Das Risiko liegt dann nicht allein bei Deinem Lieferanten, sondern auch bei Dir als Rechnungsempfänger. Nach den BMF-Schreiben zur E-Rechnung beanstandet die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug allein wegen des falschen Formats jedoch grundsätzlich nicht, wenn Du anhand der Dir vorliegenden Informationen vertretbar davon ausgehen durftest, dass Dein Lieferant noch die Übergangsregelung nutzen darf. Weitere Nachforschungen verlangt sie dafür nicht. Bei einem erkennbar großen Lieferanten kannst Du Dich darauf allerdings kaum berufen und eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung heilt den Mangel.
Beispiel: Du bist ein kleineres Unternehmen und beziehst regelmäßig Leistungen von einem größeren Lieferanten, dessen Vorjahresumsatz deutlich über EUR 800.000,00 liegt. Ab dem 01.01.2027 müsste dieser Lieferant Dir eine echte E-Rechnung ausstellen. Erhältst Du stattdessen weiterhin die gewohnte PDF per E-Mail, ist diese Rechnung formal fehlerhaft, unabhängig davon, dass Du selbst noch bis 2027 von der Übergangsregelung profitieren dürftest. Weil Du die Größe des Lieferanten erkennen konntest, kannst Du Dich beim Vorsteuerabzug nicht ohne Weiteres auf die Übergangsregelung verlassen und solltest eine E-Rechnung anfordern.
Was als ordnungsgemäße E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist nicht jede elektronisch versendete Rechnung. Ausschlaggebend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD in einer entsprechenden Ausprägung. Eine gescannte Papierrechnung oder eine reine Bild- oder Text-PDF erfüllt diese Anforderungen nicht, selbst wenn sie inhaltlich alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält.
Was Du jetzt konkret tun solltest
Verschaffe Dir einen Überblick über Deine wichtigsten Lieferanten und schätze ab, welche von ihnen ab dem 01.01.2027 zur E-Rechnung verpflichtet sein könnten. Sprich diese Lieferanten aktiv an und kläre, in welchem Format sie künftig abrechnen. Passe parallel Deine eigenen Buchhaltungsprozesse und Schnittstellen so an, dass Du E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format empfangen, prüfen und archivieren kannst, damit Dir bei einer Betriebsprüfung keine formalen Mängel bei Deinem Vorsteuerabzug vorgehalten werden können.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Verliere ich den Vorsteuerabzug, wenn mein Lieferant weiter eine einfache PDF schickt?
Was gilt als ordnungsgemäße E-Rechnung?
Rechtsstand: Oktober 2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
