ZUGFeRD-Rechnung: Wenn XML und PDF nicht übereinstimmen, gilt das XML
Die PDF sieht sauber aus, Betrag und Steuer stimmen. Trotzdem kann die Rechnung fehlerhaft sein. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung entscheidet nicht das, was Du siehst, sondern der Datensatz dahinter. Das hat Folgen für Deinen Vorsteuerabzug, für Deine Archivierung und für die Art, wie Belege in Deine Buchhaltung kommen.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil führend. Weichen XML und PDF voneinander ab, gehen die XML-Daten vor (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE).
- Ob die Rechnung ordnungsgemäß ist, entscheidet allein das XML. Ein korrektes PDF heilt ein fehlerhaftes XML nicht, die Vorsteuer kommt nur aus dem strukturierten Teil (Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE).
- Weicht das PDF bei Pflichtangaben ab, kann es eine weitere Rechnung sein. Für den Aussteller ist dann § 14c UStG zu prüfen.
- Wer E-Rechnungen schon beim Upload validiert, findet Fehler, bevor sie in der Buchhaltung landen. Genau so arbeiten wir.
Was eine ZUGFeRD-Rechnung eigentlich ist
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Hybrid heißt: Eine einzige Datei enthält zwei Teile. Der erste Teil ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format, den Software automatisch auslesen kann. Der zweite Teil ist ein PDF, das Menschen lesen können. Beides steckt in derselben PDF-Datei, das XML ist darin eingebettet.
Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung, weil es auf der europäischen Norm EN 16931 beruht. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht alle Pflichtangaben abbilden (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE). Die Unterschiede der Formate erklären wir im Glossar unter XRechnung und ZUGFeRD.
Welcher Teil gilt: XML oder PDF?
Die Antwort ist eindeutig: das XML. Das BMF hat den Umsatzsteuer-Anwendungserlass dazu ausdrücklich geändert. In Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE heißt es jetzt:
„Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen im Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.“
Das ist eine Kehrtwende gegenüber der früheren Sichtweise, nach der bei ZUGFeRD im Zweifel das Bild maßgeblich war. Heute ist das PDF nur noch eine Darstellung. Rechtlich zählt der Datensatz.
Ist die Rechnung dann noch ordnungsgemäß?
Das hängt nur vom XML ab. Nach Rn. 35 des BMF-Schreibens müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Ein Link auf ein externes Ziel auch nicht. Fehlt eine Pflichtangabe im XML oder ist sie falsch, liegt nach Rn. 35a eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vor. Das BMF nennt das einen Inhaltsfehler.
Daraus ergeben sich zwei typische Konstellationen:
| Konstellation | Ordnungsgemäße Rechnung? | Folge |
|---|---|---|
| XML korrekt, PDF weicht ab | In der Regel ja | Vorsteuer aus dem XML. Für den Aussteller kann § 14c UStG zu prüfen sein. |
| XML fehlerhaft, PDF korrekt | Nein | Vorsteuerabzug gefährdet. Du brauchst eine berichtigte E-Rechnung. |
| Nur Rundung oder verkürzter Text im PDF | Ja | Wird nicht beanstandet, solange das PDF ein inhaltlich identisches Mehrstück bleibt. |
Für den Vorsteuerabzug ist das BMF deutlich. Abschn. 14c.1 Abs. 4a Satz 4 UStAE sagt: Ein Vorsteuerabzug ist „nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich“. Wenn Du also beim Buchen nur auf das PDF schaust, prüfst Du den falschen Teil.
Das Risiko für den Aussteller: § 14c UStG
Ein abweichendes PDF ist nicht nur ein Schönheitsfehler. Das BMF hat in Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE eine eigene Regel dafür geschaffen. Enthält der Bildteil keine abweichenden Pflichtangaben, ist er ein „inhaltlich identisches Mehrstück“. Ein Mehrstück ist eine Kopie derselben Rechnung und unschädlich.
Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben, zum Beispiel eine andere Leistungsbeschreibung oder einen anderen Umsatzsteuerbetrag, stellt er nach dem BMF „ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung“ dar. Für diese sind die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen. § 14c UStG regelt den unrichtigen und den unberechtigten Steuerausweis. Wer in einer Rechnung mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, schuldet in der Regel auch den Mehrbetrag.
Es gibt eine Toleranz. Technisch begründete geringfügige Abweichungen, konkretisierende oder ergänzende Informationen beanstandet die Finanzverwaltung nicht. Das BMF nennt als Beispiele eine aus Darstellungsgründen verkürzte Leistungsbeschreibung und Rundungsdifferenzen. Voraussetzung ist, dass der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verloren geht.
Fiktives Beispiel: Ein Großhändler stellt eine ZUGFeRD-Rechnung aus. Im XML stehen netto EUR 10.000,00 und 19 % Umsatzsteuer, also EUR 1.900,00. Das PDF wird aus einer alten Vorlage erzeugt und zeigt EUR 2.100,00 Umsatzsteuer. Der Empfänger darf nur EUR 1.900,00 als Vorsteuer abziehen, denn nur das XML zählt. Beim Großhändler ist das PDF möglicherweise eine weitere Rechnung mit abweichendem Steuerbetrag. Ob und in welcher Höhe er nach § 14c UStG zusätzlich Umsatzsteuer schuldet, hängt vom Einzelfall ab. Umgekehrt gilt: Fehlt im XML das Leistungsdatum und steht es nur im PDF, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Das PDF rettet sie nicht.
Warum DATEV zuerst das XML zeigt und dann das Belegbild
Öffnen wir in der Kanzlei eine ZUGFeRD-Rechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, zeigt das Programm zuerst die Visualisierung des XML-Datensatzes. Das mitgelieferte PDF-Belegbild kommt erst danach. Die Visualisierung sieht schlichter aus als das gewohnte Rechnungslayout. Trotzdem ist sie die wichtigere Ansicht.
Die Reihenfolge ist aber genau richtig. Eine Visualisierung ist die menschenlesbare Darstellung der strukturierten Daten. Das BMF sieht genau das vor: Die maschinelle Auswertbarkeit ermöglicht es, die Datei „z. B. durch eine Visualisierungsanwendung menschenlesbar“ anzuzeigen. Ein zusätzliches menschenlesbares Dokument ist nicht erforderlich (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE). Was Du in der Visualisierung siehst, ist also das, was steuerlich gilt. Das Belegbild hat für die Prüfung keine eigene Aussagekraft mehr. Es ist eine Darstellung, die der Aussteller gestaltet hat und die vom Datensatz abweichen kann.
Für Deine Buchhaltung heißt das: Geprüft und gebucht wird nach dem XML. Wer nur auf das Belegbild schaut, übersieht im Zweifel genau die Fehler, die für den Vorsteuerabzug zählen. Wie Deine Belege über das Portal in die Kanzlei kommen, erklären wir unter DATEV Unternehmen online.
Format, Geschäftsregeln, Inhalt: drei Fehlerarten
Nicht jeder Fehler hat dieselben Folgen. Das BMF unterscheidet drei Arten:
| Fehlerart | Was gemeint ist | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler (Rn. 6a) | Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax, zum Beispiel ein defektes XML. | Keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. |
| Geschäftsregelfehler (Rn. 6b) | Logische Prüfregeln sind verletzt, etwa Steuerbetrag passt rechnerisch nicht zum Steuersatz. | Umsatzsteuerlich nur relevant, wenn Pflichtangaben betroffen sind (Rn. 35a). |
| Inhaltsfehler (Rn. 35a) | Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG fehlen oder sind falsch, zum Beispiel ein falscher Steuersatz. | Keine ordnungsgemäße Rechnung, Vorsteuerabzug gefährdet. |
Wichtig ist der letzte Punkt. Ein Inhaltsfehler kann auch dann vorliegen, wenn die technische Validierung keinen Fehler meldet. Nach Rn. 35a ersetzt die Validierung nicht Deine Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Sie unterstützt Dich dabei. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung darfst Du Dich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns aber hinsichtlich Format und Geschäftsregeln verlassen.
Unser Ansatz: Validierung schon beim Upload
In vielen Kanzleien fällt ein fehlerhaftes XML erst auf, wenn die Buchhaltung längst erstellt ist. Dann beginnt die Suche: Wer war der Lieferant, wer fordert die Korrektur an, ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung schon raus? Das kostet Zeit auf beiden Seiten.
Wir drehen die Reihenfolge um. Wir arbeiten mit docunest. Lädst Du eine E-Rechnung in Dein Mandantenportal hoch, wird sie automatisch validiert. Gibt es Fehler, bekommst Du den Hinweis sofort beim Upload. Nicht erst Wochen später, wenn die Buchhaltung fertig ist. Du kannst die Korrektur direkt beim Lieferanten anfordern, solange der Vorgang noch frisch ist.
Die technische Validierung prüft Format und Geschäftsregeln. Die inhaltliche Prüfung, ob die Rechnung zu Deiner Leistung passt, bleibt eine fachliche Aufgabe. Die übernehmen wir in der Buchhaltung. Wie wir Schnittstellen in Deine Prozesse einbinden, beschreiben wir unter Schnittstellenanbindung.
Transparenzhinweis: Sidney Nik ist Mitgründer der docunest GmbH und an ihr beteiligt. Wir empfehlen docunest dort, wo es die beste Lösung ist. Passt ein anderes System besser, empfehlen wir das.
Typische Fehler und Risiken
- Du prüfst und buchst nach dem PDF-Bild. Maßgeblich ist der XML-Datensatz, Abweichungen fallen so nicht auf.
- Du archivierst nur das PDF. Nach Rn. 60 ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen.
- Du verlässt Dich allein auf die Validierung. Ein falscher Steuersatz besteht jede technische Prüfung.
- Als Aussteller erzeugst Du PDF und XML aus getrennten Quellen oder Vorlagen. So entstehen Abweichungen mit § 14c-Risiko.
- Du verweist im XML auf eine Anlage oder einen Link für Pflichtangaben. Das genügt nach Rn. 35 nicht.
Häufige Fragen
Welcher Teil gilt, wenn XML und PDF einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung mit abweichendem PDF noch ordnungsgemäß?
Kann ich die Vorsteuer aus dem PDF ziehen, wenn das XML falsch ist?
Welches Risiko trägt der Rechnungsaussteller bei einem abweichenden PDF?
Reicht es, nur das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung zu archivieren?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Du bekommst regelmäßig ZUGFeRD-Rechnungen und weißt nicht, ob Deine Buchhaltung nach dem XML prüft? Du stellst selbst hybride Rechnungen aus und willst sicher sein, dass PDF und Datensatz übereinstimmen? Oder Du willst Deinen Belegeingang so aufsetzen, dass Fehler beim Upload auffallen und nicht erst beim Jahresabschluss? Dann lass uns sprechen. Wir schauen uns Deinen Rechnungsprozess an und sagen Dir klar, wo Risiken liegen.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung. Rn. 6a, 6b, 24, 35, 35a, 60 sowie Teil II mit Abschn. 14.1 Abs. 14, 14.4 Abs. 3 und 14c.1 Abs. 4a UStAE.
- § 14 UStG, § 14a UStG, § 14b UStG, § 14c UStG, § 15 UStG
- Haufe: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Kernaussagen zur E-Rechnung im Überblick (André Meißner, 18.12.2025)
Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 09.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
