Belege scannen, Papier wegwerfen: Was GoBD und die BSI-Richtlinie RESISCAN wirklich verlangen
„Darf ich das Original wirklich wegwerfen?“ ist eine der häufigsten Fragen, wenn Mandanten anfangen, Belege zu scannen. Die klare Antwort: Ja, aber nur wenn zwei Bausteine gleichzeitig vorhanden sind. Fehlt einer davon, ist die Vernichtung des Originals angreifbar.
Das Wichtigste in Kürze
- Ja, Du darfst das Papieroriginal nach dem Scannen vernichten, aber nur wenn eine unveränderbare Aufbewahrung und ein dokumentiertes Verfahren mit Qualitätskontrolle gleichzeitig vorliegen.
- Fehlt einer der beiden Bausteine, bleibt die Vernichtung des Originals angreifbar, ganz unabhängig davon, wie gut der andere umgesetzt ist.
- Ein einfacher Ordner auf dem Netzlaufwerk oder eine PDF-Ablage ohne Versionskontrolle erfüllt die geforderte Unveränderbarkeit in aller Regel nicht.
- Die BSI TR-RESISCAN ist keine Pflicht, aber ein anerkannter Maßstab für die Verfahrensdokumentation, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz bleiben im Original.
Die Grundfrage: Wann darfst Du ein Papieroriginal vernichten?
Ersetzendes Scannen bedeutet, dass Du einen eingehenden Papierbeleg einscannst und danach das Original vernichtest, statt es zusätzlich aufzubewahren. Steuerlich ist das grundsätzlich zulässig, § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder Datenträger, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die GoBD stehen dem nicht entgegen. Die Erlaubnis ist aber an zwei Voraussetzungen gekoppelt, die beide gleichzeitig erfüllt sein sollten. Fehlt eine davon, ist die Vernichtung des Originals angreifbar, ganz unabhängig davon, wie gut die andere umgesetzt ist. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz, die Du nach § 147 Abs. 2 AO nicht durch eine Wiedergabe ersetzen darfst.
Baustein 1: Eine unveränderbare elektronische Aufbewahrung
Die erste Voraussetzung ist eine Aufbewahrung, die den gescannten Beleg unveränderbar ablegt. Ein „revisionssicheres Archiv“ als bestimmtes Produkt schreibt das Gesetz nicht vor, verlangt wird die Unveränderbarkeit. Das bedeutet, dass der Beleg nach der Ablage nicht mehr unbemerkt verändert, ausgetauscht oder gelöscht werden kann und dass jede nachträgliche Bearbeitung, sofern überhaupt zulässig, protokolliert wird. Ein einfacher Ordner auf einem Netzlaufwerk oder eine PDF-Ablage ohne Versionskontrolle erfüllt diese Anforderung in aller Regel nicht. Es braucht ein System, das diese Unveränderbarkeit technisch tatsächlich sicherstellt, nicht nur organisatorisch verspricht.
Baustein 2: Ein dokumentiertes Verfahren mit Qualitätskontrolle
Die zweite Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren, also eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess abbildet: vom Eingang des Papierbelegs über den eigentlichen Scanvorgang bis zur endgültigen Vernichtung des Originals. Sie muss unter anderem festhalten, wer scannt, mit welcher Technik, wie die Qualität des Scans geprüft wird, wie lange das Original nach dem Scan noch vorgehalten wird und wann und wie es anschließend vernichtet werden darf. Orientierung dafür bietet die Technische Richtlinie 03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, kurz BSI TR-RESISCAN. Sie beschreibt detailliert, welche organisatorischen und technischen Anforderungen ein ersetzendes Scanverfahren erfüllen sollte. Sie ist kein Gesetz und keine zwingende Voraussetzung, aber in der Praxis ein anerkannter Maßstab, an dem sich eine Verfahrensdokumentation zum Scannen orientieren kann.
Beispiel: Es gibt bereits zertifizierte Software-Workflows für genau dieses Problem. Bei einem gängigen Modell scannt der Mandant Belege über eine Cloud-Belegerfassung ein, die Kanzlei verbucht die elektronischen Belege direkt in der digitalen Finanzbuchhaltung und der gesamte Prozess ist nach der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN zertifiziert. Der Mandant kann sein Papier nach dem Scan tatsächlich entsorgen, weil sowohl die unveränderbare Aufbewahrung als auch die passende Verfahrensdokumentation bereits systemseitig mitgeliefert werden.
Warum viele hier scheitern, ohne es zu merken
In der Praxis fehlt selten die Scan-Technik selbst, moderne Scanner und Apps liefern brauchbare Qualität. Es fehlt fast immer an einem der beiden Bausteine im Hintergrund: entweder landet der Scan in einer Ablage, die keine echte Unveränderbarkeit bietet, oder es gibt zwar ein ordentliches Archiv, aber keine Dokumentation, die den Prozess für einen Betriebsprüfer nachvollziehbar macht. Beides führt im Ergebnis zum selben Problem: Die Vernichtung des Originals war formal angreifbar, selbst wenn der Scan inhaltlich einwandfrei ist.
Fazit
Ja, Du darfst das Papieroriginal nach dem Scannen wegwerfen, aber nur wenn ein dokumentiertes Verfahren mit Qualitätskontrolle und eine unveränderbare Aufbewahrung gleichzeitig vorhanden sind. Bei der Verfahrensdokumentation hilft TR-RESISCAN als Orientierung, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz bleiben im Original. Fehlt einer der beiden Bausteine, bleibt die Vernichtung angreifbar, unabhängig davon, wie gut der Rest des Prozesses funktioniert. Genau dabei hilft docunest: den kompletten Prozess von der Belegerfassung bis zur Archivierung technisch so aufzusetzen, dass beide Voraussetzungen von Anfang an erfüllt sind.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Reicht ein Ordner auf dem Netzlaufwerk zur Archivierung gescannter Belege?
Ist die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN Pflicht und was gehört in die Verfahrensdokumentation?
Rechtsstand: Oktober 2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
