Glossar / Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen heißt, Papierbelege einzuscannen und das Original danach zu vernichten. Steuerlich ist das zulässig, wenn die GoBD eingehalten werden, vor allem mit dokumentiertem Verfahren und unveränderbarer Archivierung.
Was bedeutet ersetzendes Scannen?
Beim ersetzenden Scannen wird ein Papierbeleg eingescannt und der Scan tritt an die Stelle des Originals. Im Alltag sagt man auch Belege scannen. Rechtlich erlaubt § 147 Abs. 2 AO, aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufzubewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Wiedergabe muss mit dem empfangenen Beleg bildlich übereinstimmen und während der Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind von dieser Möglichkeit ausgenommen.
Die GoBD stehen dem Vernichten nicht entgegen, verlangen aber ein geordnetes Verfahren. Es muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein und eine Qualitätskontrolle vorsehen. Dort legst Du fest, wer scannt, mit welcher Technik, welche Belege erfasst werden, wie Fehler protokolliert werden und wann Originale vernichtet werden.
Archiv, RESISCAN und Grenzen
Die gescannten Belege müssen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk erfüllt das in der Regel nicht. Orientierung für Verfahren und Dokumentation bietet die Technische Richtlinie BSI TR-03138, kurz RESISCAN. Sie ist kein Gesetz, aber ein anerkannter Maßstab dafür, wie ein sicheres Scanverfahren aussehen kann.
Fehlt das dokumentierte Verfahren oder ein geeignetes Archiv, war die Vernichtung des Originals formal angreifbar, auch wenn der Scan inhaltlich einwandfrei ist. Dokumente, die nach dem Gesetz im Original aufzubewahren sind, bleiben im Original. Die Aufbewahrungsfristen gelten für den Scan unverändert, bei Buchungsbelegen acht Jahre, bei Geschäftsbriefen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). E-Rechnungen sind bereits elektronisch und werden im Originalformat aufbewahrt, nicht als Scan oder Ausdruck.
Fiktives Beispiel: Ein Händler scannt Eingangsrechnungen mit einer App und legt sie in einem unveränderbaren Archiv ab. In der Verfahrensdokumentation steht, dass Originale nach einer Qualitätskontrolle vier Wochen vorgehalten und dann vernichtet werden. Den unterschriebenen Jahresabschluss bewahrt er dagegen im Original auf, weil Jahresabschlüsse von der Ersetzung ausgenommen sind. Die gescannten Rechnungen über insgesamt EUR 85.000,00 im Jahr hält er acht Jahre vor.
Typische Fehler und Risiken
- Papierbelege werden vernichtet, bevor das Scanverfahren dokumentiert ist. Ohne Verfahrensdokumentation fehlt die Grundlage für die Vernichtung.
- Scans liegen auf einem Netzlaufwerk oder in der Fotogalerie des Smartphones. Das ist kein unveränderbares Archiv.
- Die Qualitätskontrolle entfällt. Unleserliche oder unvollständige Scans fallen erst bei der Prüfung auf, wenn das Original schon weg ist.
- Dokumente, die im Original aufzubewahren sind, werden mitgescannt und vernichtet. Das gilt etwa für Jahresabschlüsse.
- E-Rechnungen werden ausgedruckt und eingescannt. Ihre Aufbewahrung im elektronischen Originalformat ist dann nicht mehr gegeben.
Häufige Fragen
Darf ich Belege nach dem Scannen wegwerfen?
Was ist RESISCAN?
Reicht ein Foto mit dem Smartphone?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, bevor Du Papierbelege erstmals vernichtest oder auf eine Scanlösung umstellst. Dann lässt sich prüfen, ob Verfahrensdokumentation und Archiv die Anforderungen erfüllen.
Auch gesucht als: RESISCAN, Belege scannen · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
