Glossar / Buchungsbeleg
Buchungsbeleg
Ein Buchungsbeleg ist der Nachweis für einen Geschäftsvorfall, etwa eine Rechnung, Quittung oder ein Kontoauszug. Nach dem Belegprinzip gilt: keine Buchung ohne Beleg. Buchungsbelege bewahrst Du acht Jahre auf.
Was bedeutet Buchungsbeleg?
Buchungen und sonstige Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen (§ 146 Abs. 1 AO). Daraus folgt das Belegprinzip, auch Belegpflicht genannt. Jede Buchung muss auf einem Beleg beruhen, der den Geschäftsvorfall nachvollziehbar nachweist. Belege sind zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge und Lohnabrechnungen.
Ein Beleg sollte erkennen lassen, was wann zwischen wem in welcher Höhe geschehen ist. Fehlt ein Fremdbeleg, etwa bei einem Parkschein ohne Quittung, kann ein Eigenbeleg den Vorgang dokumentieren. Er enthält Datum, Betrag, Anlass und Unterschrift. Er ersetzt aber keinen Fremdbeleg, den Du erhalten hast oder noch bekommen kannst. Ein Eigenbeleg bleibt die Ausnahme.
Aufbewahrung und GoBD
Für Buchungsbelege gelten besondere Aufbewahrungsfristen. Die Frist beträgt acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bewahrst Du zehn Jahre auf. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Elektronisch eingegangene Belege, etwa E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen per E-Mail, bewahrst Du in der Regel digital auf. Ein Ausdruck allein genügt nicht. Die GoBD, das BMF-Schreiben zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, verlangen eine nachvollziehbare, unveränderbare Ablage und eine Verfahrensdokumentation. Je früher Du einen Beleg dem Buchungsstoff zuordnest, desto geringer ist das Risiko, dass er verloren geht.
Fiktives Beispiel: Ein Handwerksbetrieb kauft Material für EUR 238,00 brutto. Die Eingangsrechnung wird eingescannt, mit Buchungsvermerk versehen, gebucht und im Dokumentenarchiv abgelegt. Für einen Parkschein ohne Quittung über EUR 4,50 erstellt der Inhaber einen Eigenbeleg mit Datum, Ort, Betrag und Anlass. Die Rechnung vom März 2026 bewahrt er bis zum 31. Dezember 2034 auf, also acht Jahre ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist.
Typische Fehler und Risiken
- Es wird gebucht, ohne dass ein Beleg vorliegt. Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug versagen.
- Eigenbelege werden zur Regel gemacht, obwohl Fremdbelege erhältlich wären. Das Finanzamt zweifelt dann an der Ordnungsmäßigkeit.
- E-Rechnungen und PDF-Rechnungen werden nur ausgedruckt. Das genügt nicht, wenn der Beleg digital eingegangen ist.
- Papierbelege werden gescannt und vernichtet, ohne dass das Verfahren dokumentiert ist. Der Nachweis, dass die Kopie dem Original entspricht, fehlt dann.
- Die Aufbewahrungsfrist wird zu früh beendet. Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuer noch läuft.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?
Was ist ein Eigenbeleg?
Reicht ein Foto vom Beleg?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Belege digitalisieren, Papier vernichten oder eine Verfahrensdokumentation aufbauen möchtest.
Auch gesucht als: Belegprinzip, Belegpflicht · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 09.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
