Glossar / Eigenbeleg
Eigenbeleg
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg, mit dem Du einen Geschäftsvorfall dokumentierst, wenn kein Fremdbeleg vorliegt oder nicht beschafft werden kann. Er ist ein Notbehelf für Ausnahmefälle.
Was ist ein Eigenbeleg?
In der Buchführung gilt der Grundsatz, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgt. Normalerweise ist das ein Fremdbeleg, etwa eine Rechnung oder ein Kassenbon. In manchen Fällen gibt es keinen solchen Beleg, zum Beispiel beim Parkautomaten, bei einem verlorenen Kassenbon oder bei Aufwendungen, für die der Empfänger keine Quittung ausstellt. Solche Aufwendungen kannst Du als Betriebsausgaben nur absetzen, wenn Du sie belegen kannst. Dann erstellst Du selbst einen Eigenbeleg, auch Ersatzbeleg genannt. Er dient als Buchungsbeleg und zeigt dem Finanzamt, dass der Vorgang nicht erfunden ist.
Welche Angaben gehören hinein?
Ein brauchbarer Eigenbeleg nennt Datum, Betrag, Art der Leistung, Zahlungsempfänger und den betrieblichen Anlass. Begründe, warum kein Fremdbeleg vorliegt und unterschreibe ihn. Liegt ein Teilbeleg vor, etwa eine Kartenzahlungsquittung, heftest Du ihn an. Entnahmen von Waren oder Geld und Einlagen dokumentierst Du ebenfalls mit einem Eigenbeleg.
Grenzen und Praxis
Ein Eigenbeleg ersetzt keine Rechnung. Für den Vorsteuerabzug brauchst Du eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers, ein Eigenbeleg genügt dafür nicht. Auch Bewirtungskosten lassen sich nicht allein durch einen Eigenbeleg nachweisen, wenn das Lokal eine Rechnung hätte ausstellen können. Häufige Eigenbelege wecken bei einer Betriebsprüfung Zweifel. Ist eine Rechnung verloren, fordere lieber eine Zweitschrift an. Die Vorgaben der GoBD und die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO gelten auch für Eigenbelege.
Fiktives Beispiel: Ein Handwerker zahlt am 12. März an einem Parkautomaten EUR 8,00 für einen Kundentermin. Der Automat gibt keinen Beleg aus. Er erstellt einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Ort, Anlass „Kundentermin Musterfirma“ und dem Hinweis „Automat ohne Quittung“, unterschreibt ihn und heftet ihn zu den Buchungsbelegen. Als Betriebsausgabe bucht er EUR 8,00. Einen Vorsteuerabzug macht er daraus nicht geltend, weil keine Rechnung vorliegt.
Typische Fehler und Risiken
- Eigenbelege ersetzen regelmäßig Rechnungen, die man hätte bekommen können. Bei einer Prüfung wird der Abzug dann leicht versagt.
- Der Vorsteuerabzug wird aus einem Eigenbeleg geltend gemacht. Dafür fehlt die Rechnung, der Abzug ist zu korrigieren.
- Angaben fehlen: Datum, Anlass oder Unterschrift. Ein lückenhafter Eigenbeleg ist für den Prüfer nicht nachvollziehbar.
- Eigenbelege werden nachträglich in großer Zahl am Jahresende erstellt. Das wirkt wie eine Rekonstruktion und schwächt die Beweiskraft der Buchführung.
Häufige Fragen
Wann darf ich einen Eigenbeleg erstellen?
Kann ich mit einem Eigenbeleg Vorsteuer abziehen?
Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Eigenbelege in Deiner Buchhaltung häufiger vorkommen oder Du Deinen Belegprozess an die GoBD anpassen willst.
Auch gesucht als: Ersatzbeleg · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
