Glossar / Betriebsausgaben
Betriebsausgaben
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie mindern den Gewinn, sofern kein gesetzliches Abzugsverbot greift und Du sie belegen kannst.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Die betriebliche Veranlassung ist der Kern. Kosten, die ihren Anlass im privaten Bereich haben, sind keine abziehbaren Kosten. Als abziehbare Kosten gelten etwa Miete, Material, Löhne, Versicherungen, Software oder Fahrzeugkosten. Sie mindern den Gewinn und damit die Einkommensteuer. Ihnen stehen die Betriebseinnahmen gegenüber.
Bei der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zählst Du Betriebsausgaben grundsätzlich in dem Jahr, in dem Du sie zahlst (§ 11 EStG). Abnutzbare Anlagegüter schreibst Du über die Nutzungsdauer ab. Bei der Bilanzierung gilt dagegen die Zuordnung nach dem Entstehen der Aufwendung.
Wo das Gesetz den Abzug beschränkt
§ 4 Abs. 5 EStG schließt manche Ausgaben ganz oder teilweise vom Abzug aus. Geschenke an Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Gegenstände je Empfänger und Wirtschaftsjahr EUR 50,00 nicht übersteigen. Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent abziehbar, wenn Anlass, Teilnehmer und Höhe nachgewiesen sind. Für ein häusliches Arbeitszimmer kann nur eine Jahrespauschale von EUR 1.260,00 abgezogen werden, wenn es nicht den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit bildet.
Gemischt veranlasste Aufwendungen, etwa für ein Handy oder ein Fahrzeug, sind aufzuteilen. Den privaten Anteil darfst Du nicht abziehen.
Nachweis und Belege
Ein Abzug setzt voraus, dass Du die Ausgabe belegen kannst. Grundlage sind Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge. Fehlt ein Fremdbeleg, etwa bei Parkgebühren am Automaten, kannst Du einen Eigenbeleg erstellen. Er enthält Datum, Betrag, Empfänger, Zweck und Deine Unterschrift. Ein Eigenbeleg ersetzt aber keine Rechnung, die Du hättest erhalten können und sollte die Ausnahme bleiben.
Zeichne Betriebsausgaben laufend und vollständig auf. Das erleichtert die Einnahmenüberschussrechnung und die Abstimmung mit Betriebseinnahmen. Die Aufbewahrung der Belege richtet sich nach den Aufbewahrungsfristen.
Fiktives Beispiel: Eine Beraterin ermittelt ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung. Sie hat Betriebseinnahmen von EUR 80.000,00, Miete von EUR 12.000,00 und Softwarekosten von EUR 3.000,00. Dazu kommen fünf Kundengeschenke für je EUR 40,00, insgesamt EUR 200,00, sowie ein Geschenk für EUR 120,00 an einen Kunden, das nicht abziehbar ist. Eine Bewirtung kostete netto EUR 300,00, davon sind 70 Prozent, also EUR 210,00, abziehbar. Die abziehbaren Betriebsausgaben betragen EUR 15.410,00, der Gewinn EUR 64.590,00.
Typische Fehler und Risiken
- Private und betriebliche Kosten werden vermischt. Das Finanzamt kürzt den privaten Anteil und stellt weitere Belege infrage.
- Geschenke werden über der Grenze von EUR 50,00 je Empfänger abgesetzt. Sie sind dann insgesamt nicht abziehbar.
- Bewirtungsbelege enthalten keine Angaben zu Teilnehmern und Anlass. Dann entfällt der Abzug.
- Belege gehen verloren oder sind nicht lesbar. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt die Ausgabe nicht an.
- Anschaffungen werden als Betriebsausgaben gebucht, obwohl sie abzuschreiben sind. Dadurch wird der Gewinn zu niedrig ausgewiesen.
Häufige Fragen
Was zählt zu den Betriebsausgaben?
Brauche ich für jede Betriebsausgabe einen Beleg?
Bis zu welchem Wert sind Geschenke an Geschäftspartner abziehbar?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du unsicher bist, ob Kosten betrieblich veranlasst sind, oder Du eine Betriebsprüfung erwartest. Dann lässt sich klären, welche Belege nötig sind und wo Abzugsverbote greifen.
Auch gesucht als: Betriebliche Veranlassung, abziehbare Kosten · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
