Wem gehört Dein KI-Anbieter? Was Kanzleien vor der Auswahl prüfen sollten
Die Daten Deiner Mandanten sind das wichtigste Kapital Deiner Kanzlei. Bei einem KI-Anbieter prüfst Du Funktionen, Preis und Demo. Seltener prüfst Du, wem der Anbieter gehört und was passiert, wenn sich das ändert.
Das Wichtigste in Kürze
- Nach § 62a StBerG sind Dienstleister sorgfältig auszuwählen. Zur Sorgfalt gehört aus unserer Sicht auch die Frage, wer hinter dem Anbieter steht und was bei einem Eigentümerwechsel passiert.
- Der Check dauert etwa fünf Minuten: Handelsregister, Gesellschafterliste, Impressum.
- In einer Ecovis-Umfrage unter 1.500 Steuerberatern sah knapp die Hälfte bei Finanzinvestoren eher Risiken. Zwei Drittel hatten sich bisher kaum damit befasst.
- Ein Finanzinvestor als Eigentümer ist kein Ausschlusskriterium. Wichtig ist, dass Du es weißt und Dein Vertrag darauf vorbereitet ist.
Was die Umfrage zeigt
- 1.500 befragte Steuerberater
- Knapp die Hälfte erwartet durch Finanzinvestoren in der Steuerberatung eher Risiken
- 11 % erwarten eher Chancen
- Rund zwei Drittel haben sich bisher kaum oder nur am Rande damit befasst
Quelle: Ecovis-Umfrage, berichtet von der Börsen-Zeitung vom 16.09.2025.
Die Befragung betrifft Finanzinvestoren in der Steuerberatung selbst. Die Frage, wer hinter einem Dienstleister steht, lässt sich auf Software-Anbieter übertragen. Auch dort gilt: Wer investiert, erwartet einen Ertrag. Dass sich zwei Drittel bisher kaum mit dem Thema befasst haben, sollte Anlass sein, die Frage auch bei Deinen Dienstleistern zu stellen.
Warum der Eigentümer relevant ist
Die Daten Deiner Mandanten liegen bei einem Anbieter, mit dem Du einen Vertrag hast. Wechselt der Eigentümer, bleibt der Vertrag bestehen. Vieles drumherum kann sich aber ändern: Preise, Produktstrategie, Hosting, Unterauftragnehmer und der Umgang mit Daten.
Wagniskapital (Venture Capital) und Private Equity investieren in der Regel mit einem Zeithorizont. Nach einigen Jahren steht ein Exit an, also der Verkauf oder die Weitergabe der Beteiligung. Was bis dahin mit Preisen und Datenstrategie passiert, lässt sich nicht vorhersagen. Du kannst aber vorher wissen, mit wem Du es zu tun hast.
Das ist kein Vorwurf an Investoren. Es ist die Logik eines Geschäfts, die Du kennen solltest, bevor Du Mandantendaten übergibst.
Der Fünf-Minuten-Check
- Handelsregister: Welche Rechtsform hat der Anbieter, wo sitzt er, wer ist Geschäftsführer? Auszüge findest Du im gemeinsamen Registerportal der Länder.
- Gesellschafterliste: Bei einer GmbH führen die Geschäftsführer eine Liste der Gesellschafter (§ 40 GmbHG), die beim Handelsregister eingereicht wird. Sie zeigt, wer welche Anteile hält. Hält eine Holding die Anteile, folge der Kette nach oben.
- Impressum: Welche Gesellschaft ist Anbieter, welche Registernummer wird genannt, und passt das zum Vertragspartner in Deinem Vertrag?
Bei ausländischen Gesellschaften sieht die Recherche anders aus. Dann frag den Anbieter direkt nach den wirtschaftlich Berechtigten. Wenn Du nach fünf Minuten nicht weißt, wem der Anbieter gehört, ist das bereits ein Ergebnis.
Was in den Vertrag gehört
§ 62a StBerG verlangt eine sorgfältige Auswahl, einen Vertrag in Textform und die Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit. Darüber hinaus lohnt sich ein Blick auf diese Punkte:
- Eigentümerwechsel: Informationspflicht und Sonderkündigungsrecht bei einem Wechsel der Kontrolle (Change of Control).
- Datennutzung: Keine Nutzung von Mandantendaten für Training oder mandantenübergreifende Auswertungen ohne ausdrückliche Vereinbarung.
- Standort und Unterauftragnehmer: Verarbeitung in der EU, Liste der Unterauftragnehmer, Information bei Änderungen (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO).
- Ausstieg: Datenexport in einem gängigen Format und Löschung nach Vertragsende mit Bestätigung.
- Preise: Laufzeiten und Preisanpassungsklauseln, damit Du bei einer Änderung planen kannst.
Fiktives Beispiel: Eine Kanzlei mit 400 Mandanten führt die Belegverarbeitung über einen KI-Anbieter ein. Die Demo überzeugt, das Logo wirkt seriös, der Vertrag ist schnell unterschrieben. Zwei Jahre später übernimmt ein Finanzinvestor den Anbieter. Es folgen neue Nutzungsbedingungen, eine Preiserhöhung und ein anderes Hosting. Im Vertrag steht weder ein Sonderkündigungsrecht noch eine Regelung zum Datenexport. Die Kanzlei bleibt, weil ein Wechsel Monate kosten würde. Das muss nicht passieren. Es hätte sich aber vorher klären lassen.
Was Du Deinen Mandanten sagen solltest
Wer KI einsetzt, sollte damit rechnen, dass Mandanten nachfragen. Gib ihnen eine klare Auskunft: welche Anbieter, welcher Standort, welche vertraglichen Grundlagen. Halte die Antwort in einem Verzeichnis Deiner Dienstleister bereit und dokumentiere den Datenfluss, etwa als Teil Deiner Verfahrensdokumentation. Wie Mandanten diese Frage stellen sollten, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben: Steuerberater und KI: Wo landen Deine Geschäftsdaten und wer sieht sie?
Typische Fehler
- Eine gute Demo und ein seriöses Logo als Prüfung ansehen.
- Das Impressum nicht lesen und den Vertragspartner nicht mit dem Handelsregister abgleichen.
- Keine Regelung für Eigentümerwechsel und Datenexport vereinbaren.
- Den Datenfluss nicht dokumentieren.
- Mandanten nicht informieren, obwohl ihre Daten bei einem externen Anbieter verarbeitet werden.
Wie wir das handhaben
Wir arbeiten mit docunest, einem KI-gestützten Dokumentenmanagement für Kanzleien. Ja, das ist unser Produkt. Deshalb nennen wir es offen. Und wir bitten Dich, uns nach denselben Maßstäben zu prüfen: docunest GmbH, HRB 44815, Amtsgericht Nürnberg. docunest ist eigenfinanziert, ohne Private Equity und ohne Venture Capital. Wer dahintersteht, kannst Du im Handelsregister und in der Gesellschafterliste nachvollziehen.
Wie wir in der eigenen Kanzlei mit KI umgehen, beschreiben wir hier: Wie wir bei ANDERSMACHER mit Künstlicher Intelligenz umgehen. Welche Fragen Du sonst vor dem Selbstbau klären solltest, steht in KI-Prozesse in der Kanzlei selbst bauen.
Transparenzhinweis: Sidney Nik ist Mitgründer der docunest GmbH und an ihr beteiligt.
Häufige Fragen
Darf eine Kanzlei einen Anbieter nutzen, der einem Finanzinvestor gehört?
Wo finde ich heraus, wem ein Anbieter gehört?
Was ist eine Change-of-Control-Klausel?
Reicht ein AVV nach Art. 28 DSGVO aus?
Was sage ich Mandanten, die nach KI fragen?
Wann ein Gespräch sinnvoll ist
Du willst Deine Anbieter einmal von außen prüfen oder Deine Kanzlei digital aufstellen, ohne die Datenhoheit abzugeben? Dann lass uns sprechen. Als Berater für Berater kennen wir die Fragen, die sich dabei stellen.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 57 StBerG: Allgemeine Berufspflichten, darunter die Verschwiegenheit
- § 62a StBerG: Inanspruchnahme von Dienstleistern
- § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen
- Datenschutz-Grundverordnung: Art. 28 (Auftragsverarbeitung, Unterauftragsverhältnisse)
- § 40 GmbHG: Liste der Gesellschafter
- Börsen-Zeitung vom 16.09.2025: Bericht über die Ecovis-Umfrage unter 1.500 Steuerberatern zu Finanzinvestoren
Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 19.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
