Steuerberater und KI: Wo landen Deine Geschäftsdaten und wer sieht sie?
Immer mehr Steuerkanzleien setzen KI in Buchhaltung und Belegverarbeitung ein. Das kann Abläufe beschleunigen. Für Dich als Unternehmer bleibt eine einfache Frage: Wohin gehen Deine Daten, wer arbeitet damit und wer sieht sie im Anschluss?
Das Wichtigste in Kürze
- Dein Steuerberater darf Dienstleister und damit auch KI-Anbieter einsetzen, wenn die Voraussetzungen des § 62a StBerG erfüllt sind. Du darfst nachfragen, welche das sind.
- Vier Punkte sind entscheidend: welcher Anbieter beteiligt ist, in welchem Land er verarbeitet, ob Eingaben für Training oder Auswertungen genutzt werden und wem der Anbieter gehört.
- Besonders sensibel sind Einkaufsquellen, Konditionen, Margen und Kundenstrukturen. In Apotheken kommt der mögliche Bezug zu Gesundheitsdaten hinzu.
- Die Nachfrage ist kein Misstrauensvotum. Eine gut aufgestellte Kanzlei beantwortet sie in wenigen Minuten.
Warum die Frage jetzt wichtig wird
KI-gestützte Buchhaltung ist in der Branche angekommen. Belege werden automatisch erkannt, kontiert und zugeordnet, Verträge zusammengefasst, Auswertungen vorbereitet. Dafür fließen Deine Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge durch Systeme, die häufig nicht die Kanzlei selbst betreibt, sondern ein externer Anbieter.
Diese Unterlagen sind mehr als Zahlen. Sie zeigen, wie Dein Geschäft funktioniert:
- Online-Handel: Lieferanten, Einkaufspreise, Staffelkonditionen und Margen je Produkt und Plattform.
- Apotheken: Einkaufskonditionen, Abrechnungsdaten und Belege, die einen Bezug zu Gesundheitsdaten haben können (Art. 9 DSGVO).
- Mittelstand: Kalkulationen, Kundenstruktur, Verträge und Bewertungsunterlagen für Nachfolge oder Verkauf.
Wer diese Daten hat, kennt Dein Geschäftsmodell. Deshalb gehört die Frage nach dem Datenfluss zur Auswahl Deiner Kanzlei, genauso wie Honorar und Erreichbarkeit.
Wo das Risiko entsteht
Nicht jedes KI-Tool ist ein Problem. Kritisch wird es, wenn Du nicht weißt, was mit Deinen Daten geschieht. Das Risiko hängt von den Vertragsbedingungen des Anbieters ab, nicht von der Technik allein. Typische Punkte:
- Training und Auswertung: Ob Eingaben zur Verbesserung von Modellen oder für mandantenübergreifende Auswertungen genutzt werden, ist je nach Anbieter und Vertrag unterschiedlich geregelt.
- Standort: Werden Daten in Drittländern verarbeitet, gelten zusätzliche Anforderungen (Art. 44 ff. DSGVO).
- Eigentümer: Wechselt der Anbieter den Eigentümer, können sich Preise, Produktstrategie und der Umgang mit Daten ändern. Wer hinter dem Anbieter steht, ist deshalb keine Nebenfrage.
- Unterauftragnehmer: Der Anbieter setzt oft selbst weitere Dienstleister ein, zum Beispiel für Hosting oder Sprachmodelle.
Das sind keine Gewissheiten, sondern Fragen, die Dir die Vertragsunterlagen beantworten sollten. Ob und wie Deine Daten an anderer Stelle wieder auftauchen, kannst Du von außen nicht prüfen. Du kannst aber darauf achten, dass der Vertrag die Nutzung Deiner Daten regelt und begrenzt.
Fünf Fragen an Deinen Steuerberater
- Einsatz: Setzt Ihr KI mit meinen Daten ein, und welche Anbieter sind beteiligt?
- Standort: Wo werden die Daten verarbeitet, in der EU oder in einem Drittland?
- Nutzung: Werden Eingaben für Training oder Auswertungen verwendet, auch mandantenübergreifend?
- Vertrag: Welche Verträge bestehen mit dem Anbieter (Verschwiegenheit, gegebenenfalls Auftragsverarbeitung) und welche Unterauftragnehmer sind eingebunden?
- Eigentümer und Ausstieg: Wem gehört der Anbieter, und was passiert mit meinen Daten, wenn die Zusammenarbeit endet oder der Eigentümer wechselt?
Eine Antwort, die nur aus Marketing besteht, ist keine Antwort. Ein Logo und eine gute Demo sagen nichts darüber, wo Deine Daten liegen.
Der Blick in den AVV
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO regelt, wie ein Dienstleister im Auftrag mit personenbezogenen Daten umgehen darf. Ob Du mit Deiner Kanzlei einen AVV brauchst, hängt von der Leistung ab. Bei einzelnen Leistungen wie der Lohnabrechnung kann er nötig sein. Unabhängig davon gilt für die Kanzlei die Verschwiegenheit nach § 57 StBerG, und für ihre Dienstleister gelten die Anforderungen des § 62a StBerG.
Wenn Du einen AVV vorliegen hast, achte auf diese Punkte:
- Anlage mit Unterauftragnehmern: Welche weiteren Anbieter sind eingebunden und in welchen Ländern?
- Zweckbindung: Werden Deine Daten nur für Deinen Auftrag verarbeitet?
- Weisung und Verschwiegenheit: Sind die beteiligten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet?
- Löschung und Rückgabe: Was geschieht mit Deinen Daten, wenn das Mandat endet?
- Änderungen: Wirst Du informiert, wenn neue Unterauftragnehmer hinzukommen?
Fiktives Beispiel: Ein Online-Händler bezieht Ware bei einem Lieferanten mit Staffelpreisen. Seine Einkaufsrechnungen laufen über die KI-Buchhaltung eines externen Anbieters, den seine Kanzlei einsetzt. In den Nutzungsbedingungen des Anbieters steht, dass Daten zur Verbesserung der Dienste ausgewertet werden dürfen. Der Händler erfährt davon nie, weil er die Liste der Unterauftragnehmer nicht gelesen hat. Ob daraus etwas an anderer Stelle sichtbar wird, kann er nicht nachvollziehen. Genau diese Unklarheit ist das Risiko.
Typische Fehler
- Verträge unterschreiben, ohne die Anlage mit den Unterauftragnehmern zu lesen.
- Nie nachfragen, weil es bisher gut ging.
- Bei der Kanzleiwahl nur auf Preis und Demo achten, nicht auf Eigentümer und Datenstandort.
- Sensible Unterlagen wie Lieferantenverträge und Kalkulationen ungefiltert übergeben, obwohl sie für die Aufgabe nicht erforderlich sind.
- Keinen Plan für den Ausstieg haben: Wie kommst Du an Deine Daten, wenn Du die Kanzlei wechselst?
Wie wir damit umgehen
Wir sagen offen, womit wir arbeiten: Bei ANDERSMACHER setzen wir docunest ein, KI-gestütztes Dokumentenmanagement und Workflows für Kanzleien. Ja, das ist unser Produkt. Deshalb nennen wir es offen. Datenhoheit ist in der KI-Ära keine Nebensache, sondern Teil guter Beratung.
Wie wir intern mit KI arbeiten, steht in unserem Beitrag Wie wir bei ANDERSMACHER mit Künstlicher Intelligenz umgehen und auf der Seite KI-Transparenz. Wenn Du selbst Steuerberater bist, findest Du die Sicht der Kanzlei in unserem Beitrag Wem gehört Dein KI-Anbieter?
Transparenzhinweis: Sidney Nik ist Mitgründer der docunest GmbH und an ihr beteiligt.
Häufige Fragen
Darf mein Steuerberater KI und externe Dienstleister mit meinen Daten einsetzen?
Muss mir mein Steuerberater sagen, welche Anbieter er einsetzt?
Woran erkenne ich, ob Daten in einem Drittland verarbeitet werden?
Ist KI beim Steuerberater grundsätzlich ein Problem?
Was kann ich tun, wenn ich keine klare Antwort bekomme?
Wann ein Gespräch sinnvoll ist
Du führst einen Online-Shop, eine Apotheke oder ein mittelständisches Unternehmen und willst wissen, was bei Deiner Kanzlei mit Deinen Daten passiert? Dann lass uns sprechen. Wir zeigen Dir, wie wir mit Deinen Daten arbeiten und was Du bei jeder Kanzlei prüfen kannst.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 57 StBerG: Allgemeine Berufspflichten, darunter die Verschwiegenheit
- § 62a StBerG: Inanspruchnahme von Dienstleistern
- § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen
- Datenschutz-Grundverordnung: Art. 9 (besondere Kategorien personenbezogener Daten), Art. 28 (Auftragsverarbeitung) und Art. 44 ff. (Übermittlung in Drittländer)
Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 19.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
