KI-Prozesse in der Kanzlei selbst bauen: Drei Fragen, die Du vorher klären solltest

Das Wichtigste in Kürze

• Ein selbst gebauter KI-Ablauf ist kein einmaliges Projekt. Modelle ändern sich und Prompts müssen danach erneut geprüft werden.
• KI-Ergebnisse sind nur so aktuell wie ihre Grundlage. Für steuerliche Inhalte braucht es eine fachliche Kontrolle, die Rechtsänderungen nachhält.
• Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit (§ 57 StBerG, § 203 StGB). KI-Anbieter sind Dienstleister im Sinne des § 62a StBerG und brauchen eine passende vertragliche Grundlage.
• Das ist kein Argument gegen KI. Es ist ein Argument dafür, den Betrieb so aufzusetzen, dass sich die Kanzlei um Mandanten kümmert und nicht um die Wartung von Prompts.

Warum der Selbstbau gerade so beliebt ist

Die Einstiegshürde ist niedrig. Ein KI-Konto ist schnell eingerichtet, ein Prompt für die Zusammenfassung eines Steuerbescheids oder den Entwurf einer Mandantenmail ist in wenigen Minuten geschrieben und das erste Ergebnis überzeugt oft. Viele Schulungen und Videos greifen genau das auf und zeigen, wie Kanzleien daraus Schritt für Schritt eigene Abläufe bauen.

Das ist ein guter Anfang. In unserer Beratung von Kanzleien sehen wir aber immer wieder, dass der Aufbau gelingt und der Betrieb offen bleibt. Drei Fragen werden dabei besonders häufig nicht beantwortet.

Frage 1: Wer prüft die Prompts nach jedem Modell-Update?

KI-Anbieter entwickeln ihre Modelle laufend weiter und stellen ältere Versionen nach einiger Zeit ein. Ein Prompt, der heute verlässlich eine Belegliste strukturiert, kann nach einem Update andere Felder erkennen, Formate anders ausgeben oder Hinweise weglassen. Am Prompt selbst hat sich dabei nichts geändert.

Im Alltag fällt das oft erst spät auf, weil das Ergebnis weiterhin plausibel aussieht. Wer KI-Abläufe produktiv nutzt, braucht deshalb eine feste Zuständigkeit und ein einfaches Prüfverfahren:

• Testfälle: einige typische Beispiele mit bekanntem richtigem Ergebnis, die nach jeder Änderung erneut durchlaufen.
• Versionen festhalten: welches Modell und welcher Prompt wann im Einsatz waren.
• Dokumentation: was der Ablauf tut, wer ihn verantwortet und wo die Grenzen liegen, etwa als Teil der Verfahrensdokumentation.

Frage 2: Wer hält die Ergebnisse fachlich aktuell?

Ein Sprachmodell kennt das Steuerrecht nur so weit, wie es in seinen Trainingsdaten oder in den bereitgestellten Unterlagen enthalten ist. Neue Gesetze, geänderte BMF-Schreiben oder aktuelle Rechtsprechung kennt es nicht automatisch. Gleichzeitig formuliert es auch veraltete oder falsche Aussagen sicher und flüssig.

Für eine Kanzlei heißt das: Jedes Ergebnis, das in die Beratung oder an den Mandanten geht, braucht eine fachliche Prüfung durch einen Menschen. Und die Grundlagen, auf die ein Ablauf zugreift, etwa Vorlagen, Checklisten oder Textbausteine, müssen bei Rechtsänderungen nachgezogen werden. Das ist dieselbe Aufgabe wie bei jeder anderen Arbeitshilfe in der Kanzlei, nur dass sie bei KI leichter übersehen wird.

Frage 3: Wo landen die Mandantendaten?

Diese Frage ist für Steuerkanzleien keine Nebensache. Wir arbeiten mit Daten, die der Verschwiegenheit unterliegen. Die berufsrechtliche Pflicht ergibt sich aus § 57 Abs. 1 StBerG, strafrechtlich schützt § 203 StGB die anvertrauten Geheimnisse. Ein unbedachter Klick kann reichen, damit solche Daten ein System verlassen, das die Kanzlei nicht kontrolliert.

Das Gesetz erlaubt es, Dienstleister einzubeziehen, also auch Anbieter von KI- und Cloud-Diensten. Nach § 62a StBerG gelten dafür aber klare Anforderungen:

• Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen und darf nur die Informationen erhalten, die für seine Leistung erforderlich sind.
• Der Vertrag ist in Textform zu schließen und muss den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten.
• Bei Dienstleistern im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar sein.

Datenschutzrechtlich kommt in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hinzu. Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet, sind zusätzlich die Regeln für Übermittlungen in Drittländer nach Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. In der Praxis lohnt sich ein genauer Blick auf die Einstellungen: ob Eingaben zum Training verwendet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und in welchem Rechenzentrum sie verarbeitet werden. Bei vielen Verbraucher-Konten ist das nicht so geregelt, wie es die Verschwiegenheit verlangt.

Was der EU AI Act zusätzlich verlangt

Auch die europäische KI-Verordnung betrifft Kanzleien, die KI einsetzen. Seit Februar 2025 müssen Betreiber von KI-Systemen nach Art. 4 der KI-Verordnung dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Je nach Einsatz kommen Transparenzpflichten hinzu, etwa bei KI-generierten Texten, die veröffentlicht werden. Mehr dazu findest Du in unserem Beitrag zur Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte. Für den Kanzleialltag bedeutet das vor allem: Schulung und klare Regeln, welche Tools für welche Daten erlaubt sind.

Kein Argument gegen KI, sondern für einen sauberen Betrieb

Keine dieser Fragen spricht dagegen, KI in der Kanzlei zu nutzen. Sie zeigen nur, dass der eigentliche Aufwand nicht im ersten Prompt liegt, sondern im laufenden Betrieb. Für den Selbstbau kann es gute Gründe geben, etwa wenn es in der Kanzlei jemanden gibt, der diese Rolle dauerhaft übernimmt. Fehlt sie, bleibt die Wartung oft an den Berufsträgern hängen, also genau dort, wo die Zeit für Mandanten gebraucht wird.

Eine einfache Orientierung, bevor Du einen KI-Ablauf produktiv nimmst:

• Zuständigkeit: Wer pflegt den Ablauf und prüft ihn nach Updates?
• Fachliche Kontrolle: Wer gibt Ergebnisse frei, bevor sie den Mandanten erreichen?
• Datenfluss: Welche Daten gehen an welchen Anbieter, auf welcher vertraglichen Grundlage und in welches Land?
• Regeln für das Team: Welche Tools sind erlaubt und welche Daten dürfen dort nicht hinein?

Wie wir das gelöst haben

Aus genau diesem Gedanken haben wir die docunest GmbH entwickelt: KI-gestütztes Dokumentenmanagement und automatisierte Workflows, ausgerichtet auf die Anforderungen von Kanzleien. Ziel war, dass sich die Kanzlei um Mandanten kümmert und nicht um die Wartung von Prompts, Modellwechsel und Vertragsfragen. Ja, das ist unser Produkt. Deshalb nennen wir es offen.

Wie wir in der eigenen Kanzlei mit KI umgehen, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben: Wie wir bei ANDERSMACHER mit Künstlicher Intelligenz umgehen. Wenn Du als Kanzlei Deine Abläufe aufsetzen willst, findest Du unseren Ansatz unter Berater für Berater.

Transparenzhinweis: Sidney Nik ist Mitgründer der docunest GmbH und an ihr beteiligt.

Häufige Fragen

Wann ein Gespräch sinnvoll ist

Du führst eine Kanzlei und willst KI einsetzen, ohne dass Wartung, fachliche Kontrolle und Verschwiegenheit offen bleiben? Oder Du hast bereits eigene Abläufe gebaut und willst sie einmal von außen prüfen lassen? Dann lass uns sprechen.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 57 StBerG: Allgemeine Berufspflichten, darunter die Verschwiegenheit
• § 62a StBerG: Inanspruchnahme von Dienstleistern
• § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen
• Datenschutz-Grundverordnung: Art. 28 (Auftragsverarbeitung) und Art. 44 ff. (Übermittlung in Drittländer)
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Art. 4 (KI-Kompetenz)

Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 11.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.