Glossar / Fahrtenbuch
Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch ist der Nachweis, mit dem Du die Anteile von betrieblichen und privaten Fahrten eines Fahrzeugs belegst. Mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch versteuerst Du nur die tatsächlichen Privatkosten.
Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist die laufende Aufzeichnung aller Fahrten mit einem Fahrzeug. Es ist die Alternative zur 1-Prozent-Regelung. Dabei versteuerst Du die private Nutzung eines Firmenwagens pauschal mit 1 % des Listenpreises je Kalendermonat. Mit dem Fahrtenbuch ermittelst Du stattdessen den Anteil der Privatfahrten an der Gesamtfahrleistung und wendest ihn auf die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs an. Die Grundlage steht in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Voraussetzung sind Belege über die Gesamtkosten und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Andernfalls verwirft das Finanzamt das Buch und rechnet pauschal.
Welche Anforderungen gelten?
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Nachträglich veränderbare Tabellen genügen in der Regel nicht. Bei Betriebsfahrten hältst Du pro Fahrt Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner fest. Für Privatfahrten reicht die Angabe der gefahrenen Kilometer. Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb kennzeichnest Du als solche. Zu Beginn und Ende des Jahres brauchst Du den Gesamtkilometerstand.
Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben oder ausgeschlossen sind.
Worauf es in der Praxis ankommt
Das Fahrtenbuch lohnt sich meist bei hochpreisigen Fahrzeugen mit geringem Privatanteil. Die Methode wählst Du für das gesamte Wirtschaftsjahr und für jedes Fahrzeug getrennt. Formelle Mängel können dazu führen, dass die Finanzverwaltung das Buch insgesamt verwirft.
Besonders im Mittelstand ist der Firmenwagen eines Gesellschafter-Geschäftsführers ein Prüfungsthema. Stimme Fahrtenbuch und vertragliche Regelung zur Privatnutzung aufeinander ab. Fehlt eine klare Vereinbarung, kann das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung annehmen. Für Arbeitnehmer und angestellte Geschäftsführer gilt die Fahrtenbuchmethode über § 8 Abs. 2 EStG entsprechend.
Fiktives Beispiel: Ein Unternehmer führt für seinen Pkw ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Im Jahr fährt er insgesamt 30.000 km, davon 6.000 km privat, also 20 %. Die Gesamtkosten des Fahrzeugs betragen EUR 14.000,00. Der Privatanteil beträgt damit EUR 2.800,00. Bei einem Bruttolistenpreis von EUR 60.000,00 hätte die 1-Prozent-Regelung bereits EUR 7.200,00 im Jahr ergeben, ohne den Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb.
Typische Fehler und Risiken
- Das Fahrtenbuch wird nachträglich aus der Erinnerung geschrieben. Fehlende Zeitnähe ist der häufigste Grund, warum das Finanzamt es verwirft.
- Es werden veränderbare Excel-Tabellen verwendet, ohne dass Änderungen protokolliert werden. Das genügt in der Regel nicht.
- Angaben zu Reiseziel, Reisezweck oder Geschäftspartner sind zu allgemein, etwa nur „Kundenbesuch“. Ein pauschaler Eintrag reicht nicht.
- Die Gesamtkosten des Fahrzeugs sind nicht vollständig belegt. Ohne Kostenbelege lässt sich der Privatanteil nicht ermitteln.
Häufige Fragen
Was muss in einem Fahrtenbuch stehen?
Ist ein Fahrtenbuch in Excel zulässig?
Was passiert bei einem fehlerhaften Fahrtenbuch?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du einen Firmenwagen anschaffst, zwischen 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch wählst oder die Privatnutzung durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer regeln willst.
Auch gesucht als: ordnungsgemäßes Fahrtenbuch · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
