Buchführungspflicht

Rechtsstand: Oktober 2026
von Steuerberater Sidney Nik, LL.M.

Die Buchführungspflicht verpflichtet Unternehmer, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu erstellen. Die Pflicht folgt aus dem Handelsrecht (§ 140 AO) oder aus steuerlichen Größenmerkmalen (§ 141 AO).

Was bedeutet Buchführungspflicht?

Buchführungspflicht heißt: Du musst Deine Geschäftsvorfälle laufend erfassen (Doppelte Buchführung) und zum Ende des Wirtschaftsjahres einen Abschluss mit Bilanz erstellen. Die Pflicht kann auf zwei Wegen entstehen. Nach § 140 AO gilt steuerlich weiter, was nach anderen Gesetzen ohnehin zu beachten ist, vor allem nach dem Handelsgesetzbuch (HGB). Nach § 141 AO können gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte zusätzlich buchführungspflichtig werden, wenn sie bestimmte Größenmerkmale überschreiten. Wie Du die Bücher führst, regeln unter anderem die GoBD.

Wen betrifft die Pflicht?

Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die UG sind kraft Rechtsform immer buchführungspflichtig. Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften trifft die Pflicht nach dem Handelsrecht grundsätzlich ebenfalls. Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB davon befreit, wenn ihre Umsatzerlöse an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils höchstens EUR 800.000,00 und ihr Jahresüberschuss jeweils höchstens EUR 80.000,00 betragen.

Für Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft kommt es auf § 141 AO an. Die Pflicht entsteht dort, wenn der Gesamtumsatz im Kalenderjahr mehr als EUR 800.000,00 oder der Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr mehr als EUR 80.000,00 beträgt. Für Land- und Forstwirte gilt beim Gewinn dieselbe Grenze. Freiberufler fallen nicht unter § 141 AO und dürfen ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Die Grenzen wurden in der Vergangenheit mehrfach angehoben, prüfe den aktuellen Stand deshalb vor jeder Entscheidung.

Beginn und Ende der Pflicht

Überschreitest Du eine Grenze des § 141 AO, entsteht die Pflicht nicht automatisch. Das Finanzamt weist Dich schriftlich darauf hin. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe dieser Mitteilung folgt. Die Pflicht endet mit Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Jahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass die Voraussetzungen nicht mehr vorliegen. Wer die Pflicht verletzt, riskiert Schätzungen und Zwangsmittel. Wer einen Betrieb im Ganzen übernimmt, übernimmt auch die Buchführungspflicht, ohne dass ein Hinweis nötig ist.

Fiktives Beispiel: Ein Einzelunternehmer betreibt einen Online-Handel ohne Eintragung im Handelsregister und ermittelt seinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung. Im Jahr 2026 erzielt er einen Gesamtumsatz von EUR 850.000,00. Im Mai 2027 teilt ihm das Finanzamt mit, dass er buchführungspflichtig ist. Bei kalenderjahrgleichem Wirtschaftsjahr beginnt die Pflicht am 1. Januar 2028. Ab diesem Zeitpunkt muss er Bücher führen und bilanzieren. Die Eröffnungsbilanz bereitet er sinnvollerweise schon im Jahr 2027 vor.

Typische Fehler und Risiken

Die Mitteilung des Finanzamts wird übersehen oder nicht weitergegeben. Beginnt die Pflicht, ohne dass Buchhaltung und Bilanzierung vorbereitet sind, drohen Schätzungen und Zwangsmittel.
Es wird angenommen, dass das Überschreiten der Grenzen die Pflicht sofort auslöst oder dass sie ohne Mitteilung nie entsteht. Beides ist falsch: Maßgeblich ist der Beginn des Wirtschaftsjahres nach der Bekanntgabe.
Eine GmbH oder UG ermittelt den Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung. Für Kapitalgesellschaften ist das nicht zulässig.
Die Befreiung nach § 241a HGB wird als Befreiung von den steuerlichen Pflichten verstanden. Diese Befreiung gilt nur für das Handelsrecht, die Grenzen des § 141 AO bleiben daneben bedeutsam.

Häufige Fragen

Wer ist buchführungspflichtig? ▼

Kapitalgesellschaften immer, Kaufleute nach Handelsrecht grundsätzlich und gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, wenn sie die Größenmerkmale des § 141 AO überschreiten. Freiberufler sind davon nicht erfasst und dürfen eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, sofern sie nicht freiwillig Bücher führen.

Was ist der Unterschied zwischen § 140 AO und § 141 AO? ▼

§ 140 AO übernimmt steuerlich die Pflichten, die sich bereits aus anderen Gesetzen wie dem Handelsrecht ergeben. § 141 AO begründet eine eigene steuerliche Pflicht, wenn bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten sind. Beide Vorschriften können nebeneinander eine Rolle spielen.

Ab wann muss ich nach Überschreiten der Grenzen bilanzieren? ▼

Erst ab Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt. Das Überschreiten allein löst die Pflicht noch nicht aus. Behalte die Grenzen trotzdem im Blick, damit Du die Umstellung auf die Bilanzierung rechtzeitig vorbereiten kannst.

Wann eine Beratung sinnvoll ist

Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Dich den Grenzen näherst, ein Schreiben des Finanzamts zum Beginn der Pflicht erhalten hast oder Deine Gewinnermittlung auf die Bilanzierung umstellen musst.

Auch gesucht als: § 140 AO, § 141 AO · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

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Über den Autor

Sidney Nik, LL.M.

Steuerberater, Inhaber ANDERSMACHER

Sidney Nik ist Steuerberater mit eigener Kanzlei in Offenbach am Main und Mitglied der Steuerberaterkammer Hessen. Seine Schwerpunkte sind Apotheken, E-Commerce, Mittelstand, Berater für Berater und Problemfälle. Mit docunest entwickelt er Kanzleisoftware. Jeder Beitrag wird vor Veröffentlichung von ihm fachlich geprüft und freigegeben.

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