Glossar / Lohnabrechnung
Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, zeigt vom Bruttolohn über Steuern und Sozialabgaben bis zum Nettolohn, was ein Arbeitnehmer erhält. Der Arbeitgeber muss sie in Textform erteilen.
Was bedeutet Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt, dokumentiert, wie sich die Vergütung eines Arbeitnehmers für einen Abrechnungszeitraum zusammensetzt. Sie beginnt mit dem Bruttolohn, berücksichtigt Zuschläge, Sonderzahlungen und geldwerte Vorteile und zieht die gesetzlichen Abzüge ab. Am Ende steht der Nettolohn, der ausgezahlt wird. Im Alltag sprichst Du oft von Lohn und Gehalt. Für die Abrechnung macht das keinen Unterschied.
Der Arbeitgeber muss bei jeder Zahlung eine Abrechnung in Textform übergeben. Sie weist den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts aus (§ 108 GewO).
Aus welchen Bestandteilen besteht sie?
Vom Bruttolohn behält der Arbeitgeber die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer ein. Hinzu kommen die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitgeber trägt daneben seinen eigenen Anteil sowie Umlagen und Beiträge zur Unfallversicherung. Diese Kosten stehen nicht auf dem Auszahlungsbetrag, belasten aber die Personalkosten.
Ein Sachbezug ist ein geldwerter Vorteil ohne Geldfluss, etwa ein Gutschein oder eine Sachleistung. Er erhöht den steuer- und beitragspflichtigen Bruttolohn. Sachbezüge bleiben nur außer Ansatz, wenn sie im Kalendermonat insgesamt höchstens EUR 50,00 betragen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Für den Minijob gelten abweichende Regeln mit Pauschalabgaben des Arbeitgebers.
Pflichten nach der Abrechnung
Die Abrechnung löst weitere Pflichten aus: die Lohnsteuer-Anmeldung, die Meldungen an die Sozialversicherungsträger und den Beitragsnachweis an die Krankenkassen. Die entgeltabhängigen Beiträge sind in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig (§ 23 SGB IV). Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Eintragung folgt (§ 41 EStG).
Fehler führen zu Nachforderungen und können den Arbeitgeber in die Haftung bringen. Typische Quellen sind falsch eingeordnete Beschäftigungsverhältnisse, nicht erfasste Sachbezüge und veraltete Lohnsteuerabzugsmerkmale.
Fiktives Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält EUR 3.200,00 brutto im Monat. Zusätzlich stellt der Arbeitgeber ihr einen Gutschein über EUR 60,00 aus, der zusätzlich zum geschuldeten Lohn gewährt wird. Weil der Wert die monatliche Grenze von EUR 50,00 übersteigt, rechnet er den ganzen Betrag zum Bruttolohn hinzu. Der abzurechnende Bruttolohn beträgt EUR 3.260,00. Lohnsteuer und Sozialabgaben werden auf diesen Betrag berechnet. Ohne die Erfassung hätte der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer abgeführt und müsste nachzahlen.
Typische Fehler und Risiken
- Sachbezüge wie Gutscheine oder Tankkarten werden nicht in die Abrechnung aufgenommen. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung fordert das Finanzamt Lohnsteuer und Beiträge nach.
- Lohnsteuerabzugsmerkmale sind veraltet, etwa nach einem Wechsel der Steuerklasse. Es wird dann zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten.
- Beschäftigungsverhältnisse werden falsch eingeordnet, zum Beispiel ein Minijob mit zu hohem Entgelt oder eine scheinselbstständige Tätigkeit. Die Folge sind Beitragsnachforderungen.
- Beitragsnachweise und Meldungen kommen zu spät. Das kann Säumniszuschläge auslösen.
- Lohnunterlagen werden zu früh vernichtet. Das Lohnkonto muss für die Dauer von sechs Kalenderjahren nach der letzten Eintragung vorhanden sein.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Lohnabrechnung stehen?
Wie lange muss der Arbeitgeber Lohnabrechnungen aufbewahren?
Ist Gehaltsabrechnung dasselbe wie Lohnabrechnung?
Wann eine Beratung sinnvoll ist
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn Du Deine ersten Mitarbeiter einstellst, Sachbezüge gewähren willst oder Zweifel an der Einordnung eines Beschäftigungsverhältnisses hast. Dann lassen sich Abrechnung und Meldungen von Anfang an richtig aufsetzen.
Auch gesucht als: Gehaltsabrechnung, Lohn und Gehalt · Rechtsstand: Oktober 2026, letzte Aktualisierung: 08.10.2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen und Quellen
