Scheinselbstständigkeit im eigenen Unternehmen: Wie aus einem Hinweis eine Steuerstrafsache wird
Ein anonymer Hinweis über ein Whistleblower-System und plötzlich steht die Frage im Raum, ob ein Teil der eigenen „Freelancer“ in Wahrheit scheinselbstständig beschäftigt ist. Was zunächst wie ein Personalthema wirkt, kann sich sehr schnell zu einer Frage von Vorsatz und Steuerstrafrecht entwickeln, wenn im Unternehmen kein funktionierendes Kontrollsystem existiert.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Hinweis auf Scheinselbstständigkeit kann zur Steuerstrafsache werden, wenn der Geschäftsleitung konkrete Anhaltspunkte vorlagen und die Konstruktion trotzdem beibehalten wurde.
- Bei tatsächlicher Arbeitnehmerstellung drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und ein streitiger Vorsteuerabzug aus den Freelancer-Rechnungen, also zwei Baustellen zugleich.
- Beruhte die Behandlung auf einem Bewertungsfehler oder unklarer Rechtslage, kommt eine Korrektur nach § 153 AO in Betracht, bei Vorsatz rückt § 371 AO in den Blick.
- Ein dokumentiertes Tax Compliance Management System kann belegen, dass die Geschäftsleitung sorgfältig gehandelt hat und Du solltest Deinen Steuerberater früh einbinden.
Ein Lehrbeispiel: Der Hinweis, der alles ins Rollen bringt
Zur Veranschaulichung ein anonymisiertes, rein illustratives Szenario, wie es in der Beratungspraxis in ähnlicher Form wiederkehrt. Ein mittelständisches Unternehmen betreibt seit einigen Jahren ein anonymes Hinweisgebersystem, wie es viele Unternehmen inzwischen aus Compliance-Gründen einsetzen. Über dieses System geht ein Hinweis ein: Ein größerer Teil der als „Freelancer“ beauftragten Personen arbeite faktisch wie festangestelltes Personal, mit festen Arbeitszeiten, direkter Weisungsgebundenheit gegenüber Führungskräften und ohne nennenswerte weitere Auftraggeber. Aus einem einzelnen Hinweis wird damit auf einen Schlag eine Frage, die gleich mehrere Rechtsgebiete betrifft.
Zwei Baustellen gleichzeitig: Sozialversicherung und Steuer
Bestätigt sich der Hinweis, hat das zunächst sozialversicherungsrechtliche Folgen. Wird eine tatsächliche Arbeitnehmerstellung festgestellt, drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen für die zurückliegenden, noch nicht verjährten Zeiträume, häufig einschließlich Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Parallel dazu entsteht ein steuerliches Problem. Rechnungen von vermeintlich selbstständigen Freelancern enthalten in der Regel gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, die das Unternehmen als Vorsteuer geltend gemacht hat. Stellt sich nachträglich heraus, dass in Wahrheit ein Arbeitsverhältnis vorlag, kann der Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen streitig werden und rückabgewickelt werden müssen. Damit steht auf einmal auch eine steuerliche Korrektur im Raum, nicht nur eine sozialversicherungsrechtliche.
Von der Fehlerkorrektur zur Vorsatzfrage
An diesem Punkt kommt die entscheidende Weichenstellung ins Spiel, die auch in anderen Zusammenhängen immer wieder auftaucht: War der fehlerhaften Behandlung als „Selbstständige“ lediglich ein Bewertungsfehler oder eine unklare Rechtslage zugrunde gelegt, kann eine Korrektur über § 153 AO in Betracht kommen. Gab es dagegen bereits konkrete Anhaltspunkte in der Geschäftsführung, dass die Konstruktion tatsächlich nicht trägt und wurde sie trotzdem beibehalten, rückt die Sache in Richtung Vorsatz und damit in den Anwendungsbereich des § 371 AO mit allen dort geregelten Anforderungen und Sperrgründen. Wo genau die Grenze verläuft, hängt stark davon ab, was die Geschäftsleitung zu welchem Zeitpunkt wusste oder hätte wissen müssen.
Zur Einordnung: Existiert in einem solchen Unternehmen ein dokumentiertes Tax Compliance Management System, das die Einordnung von Freelancer-Verträgen regelmäßig prüft, lässt sich im Zweifel nachvollziehbar darlegen, dass die Geschäftsleitung ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen ist und kein Vorsatz oder zumindest keine Leichtfertigkeit vorlag. Fehlt ein solches System vollständig und gab es zudem interne Hinweise, die nie aufgegriffen wurden, wird es für die Geschäftsleitung deutlich schwerer, glaubhaft zu machen, dass sie von der Scheinselbstständigkeit nichts wissen konnte. Genau dieser Unterschied entscheidet häufig darüber, ob am Ende eine einfache Korrektur oder ein Verfahren mit Vorsatzvorwurf im Raum steht.
Warum das TCMS nicht nur ein Compliance-Thema ist
Ein Tax Compliance Management System wird oft als reines Ordnungsinstrument wahrgenommen, das im Alltag wenig bringt. In Momenten wie diesem zeigt sich aber sein eigentlicher Wert. Ein funktionierendes internes Kontrollsystem, das Verträge mit vermeintlich Selbstständigen regelmäßig auf die typischen Abgrenzungskriterien prüft, Weisungsgebundenheit, feste Arbeitszeiten, wirtschaftliche Abhängigkeit von einem einzigen Auftraggeber, schafft genau die Nachweisbarkeit, die im Ernstfall über die Frage von Vorsatz oder bloßer Fahrlässigkeit entscheidet. Ohne ein solches System bleibt der Geschäftsleitung im Zweifel nur die eigene, schwer belegbare Aussage, dass ihr nichts bekannt war.
Warum das schnell zur Kanzleifrage wird
Ein solcher Hinweis landet zunächst meist bei der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung. Sobald aber sozialversicherungsrechtliche Nachzahlungen und steuerliche Korrekturen im Raum stehen und erst recht, sobald sich die Frage nach Vorsatz oder Leichtfertigkeit der Geschäftsleitung stellt, wird daraus unmittelbar auch ein Fall für Deinen Steuerberater, nicht erst dann, wenn ein Bescheid oder eine Prüfungsanordnung vorliegt. Je früher die steuerliche Bewertung parallel zur arbeitsrechtlichen Prüfung beginnt, desto größer ist die Chance, den Fall über eine geordnete Korrektur zu lösen, statt in ein Verfahren mit Vorsatzvorwurf hineinzulaufen.
Fazit
Ein Hinweis auf Scheinselbstständigkeit betrifft nie nur ein einzelnes Vertragsverhältnis, sondern potenziell die gesamte Unternehmensstruktur, sozialversicherungsrechtlich wie steuerlich. Ob daraus am Ende eine einfache Korrektur oder ein Fall mit strafrechtlicher Dimension wird, hängt maßgeblich davon ab, ob die Geschäftsleitung glaubhaft machen kann, ohne Vorsatz oder Leichtfertigkeit gehandelt zu haben. Ein funktionierendes Tax Compliance Management System ist dafür kein Selbstzweck, sondern im Ernstfall der entscheidende Nachweis.
Häufige Fragen
Welche Folgen hat es, wenn meine Freelancer in Wahrheit scheinselbstständig sind?
Wann wird aus einer Korrektur bei Scheinselbstständigkeit eine Steuerstrafsache?
Hilft ein Tax Compliance Management System bei Vorwürfen der Scheinselbstständigkeit?
Rechtsstand: Juli 2026. Allgemeine Information, ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
